„Aveți încredere, dar verificați” este un principiu cheie în lucrul cu debitorii și creditorii. Fiabilitatea contabilității se realizează prin clarificarea periodică a conturilor.
Cea mai comună metodă pentru aceasta în practica contabilă internă este schimbul de acte de reconciliere a decontărilor reciproce.
Pentru ce este
Un act de reconciliere a decontărilor reciproce este un document contabil care reflectă:
- circulația produselor (lucrări, servicii) și numerar între două contrapărți pentru o anumită perioadă;
- prezența sau absența datoriilor unei părți față de cealaltă la o anumită dată.
Act - acesta nu este documentul original, deoarece nu confirmă faptul plății fondurilor către o altă persoană, iar utilizarea acesteia nu modifică în niciun fel situația financiară a părților. De fapt, acesta este un document tehnic, a cărui utilizare este în majoritatea cazurilor o inițiativă voluntară a contabilului.
- cooperare pe termen lung cu prezența livrărilor regulate de bunuri sau servicii;
- încheierea mai multor acorduri cu un partener sau întocmirea de acorduri suplimentare la acordurile existente;
- furnizarea de către furnizor a unei plăți amânate;
- transferul de către cumpărător a unei sume mari de plată în avans (avans) în condițiile livrărilor regulate;
- costul bunurilor foarte ridicat;
- obiectul contractului este o gamă largă de produse.
Se întocmește și în timpul inventarierii anuale sau situaționale a calculelor. În această situație, este important să înțelegem că reflectarea în contabilitate a datoriilor față de debitori și creditori are loc într-o sumă care este recunoscută de întreprinderea însăși ca fiind corectă pe baza contractelor, ordinelor managerilor și documentelor primare care confirmă mișcarea bunuri si bani.
Nu trebuie să trimiteți declarații de reconciliere tuturor debitorilor și creditorilor dumneavoastră pentru a vă asigura că sumele se potrivesc. Mai mult, pe baza lor va fi imposibil să se facă orice înregistrări contabile, inclusiv ajustarea sumei datoriilor.
Excepție se face doar decontările cu bugetul și băncile, care trebuie confirmate (clauza 74 din Reglementările contabile).
Dacă în scopuri de management este extrem de important să-ți obligați partenerul să schimbe astfel de acte, această procedură, frecvența ei și penalitățile pentru nerespectare ar trebui să fie prevăzute în contract.
Rolul documentului în litigiu
Este important de reținut că în cazul unui litigiu privind îndeplinirea termenilor contractului sau încasarea datoriilor, actul de împăcare poate fi util. Dar practica judiciară națională conține o atitudine diferită față de prezența sa la partea vătămată:
- Actul semnat raportează doar starea decontărilor, dar nu confirmă faptul că unul dintre participanții la proces recunoaște datoria. De asemenea, nu constituie temei pentru întreruperea termenului de prescripție (Decretul în dosarul Nr. A65-7955 / 2009 al FAS al Districtului Volga din 25 decembrie 2009 și Hotărârea în dosarul nr. A29-2498 / 2012 al FAS). al districtului Volga-Vyatka din 14 decembrie 2012).
- Poate servi drept dovadă indirectă că o parte recunoaște o datorie față de cealaltă (act semnat) sau dovadă a refuzului de a recunoaște o datorie (act nesemnat) (Rezoluția privind cazul nr. А57-1313/2013 a Serviciului Federal Antimonopol al Districtul Volga din data de 02.12.2013).
După cum puteți vedea, fiecare dispută de afaceri va avea întotdeauna propria sa soluție individuală. Cu toate acestea, este mai bine să încercați să semnați un act de reconciliere cu partenerul dvs. în cazul în care relațiile de afaceri cu acesta intră brusc într-o fundătură. Și nu va fi niciodată de prisos să-i amintești debitorului de datoria lui.
Procedura de întocmire a unui document, cine îl semnează
Act de împăcare în două exemplare este întocmit de oricare parte la contract. Documentul trebuie semnat de o persoană autorizată care poate fi:
- antreprenor individual;
- șef (președinte al societății, director general sau director) care acționează în baza statutului;
- un alt angajat care acționează în baza unei împuterniciri.
Cel mai adesea, este necesară și semnătura contabilului șef, deoarece acesta are dreptul la a doua semnătură pe documentele financiare.
Prezența semnăturii numai a contabilului șef este permisă în ordinea controlului intern al completitudinii calculelor, dar în cazul unui litigiu, un astfel de document nu va avea forță juridică.
Semnăturile persoanelor autorizate trebuie să fie sigilate cu sigiliul întreprinderii.
Documentul reflectă starea reală a decontărilor, pe baza datelor contabile, și afișează valoarea datoriei la data de încheiere a perioadei specificate. După aceea, ambele copii sunt trimise prin poștă sau însoțite de un reprezentant autorizat către contrapartidă.
Cealaltă parte trebuie să verifice informațiile furnizate cu înregistrările sale contabile. Dacă se recunoaște corectitudinea calculelor, al doilea exemplar cu semnătura șefului, contabilului șef și sigiliul se restituie celui care a întocmit actul.
În cazul în care se constată discrepanțe în urma reconcilierii, atunci acestea sunt indicate în același document sau într-un registru separat de calcule, care este atașat actului. Refuzul semnării documentului este dreptul legal al partenerului (dacă aceasta nu este o condiție obligatorie a contractului). Dar uneori acest lucru poate însemna că debitorul refuză să-și recunoască datoria.
Momentul optim al reconcilierii
Perioada de clarificare a decontărilor reciproce este determinată de necesitatea de contabilitate sau de gestiune. Deși actul este întocmit pentru o anumită perioadă, datoria în favoarea uneia dintre părți este indicată la o anumită dată (de multe ori în prima și ultima zi a perioadei de împăcare).
Reconcilierea este cel mai ușor de făcut:
- pentru anul de raportare (de la 01.01 la 31.12);
- pentru o anumită perioadă calendaristică, la sfârșitul căreia contabilul raportează proprietarilor întreprinderii (de obicei un sfert);
- pe durata unui anumit contract.
Puteți urmări formarea unui document în programul 1C: Enterprise pe videoclipul:
Proces de umplere
Legislația Federației Ruse nu prevede o singură formă obligatorie (unificată) a unui act. Prin urmare, o întreprindere poate întocmi acest document sub orice formă (scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 18 februarie 2005 nr. 07-05-04 / 2).
În mod tradițional, se completează următoarele detalii:
- Titlul documentului;
- numele complete ale părților;
- data întocmirii și semnării actului;
- perioada calendaristică pentru clarificarea calculelor;
- detaliile contractului în baza căruia se realizează reconcilierea;
- datele și numerele documentelor primare care confirmă calculele;
- cantitatea tranzacțiilor comerciale;
- cifra de afaceri totala pentru perioada;
- suma finală a datoriei în favoarea uneia dintre părți;
- semnături și informații despre reprezentanții contrapărților (funcție, nume complet);
- amprente de sigilii.
Un act de reconciliere a decontărilor reciproce este un document care reflectă starea decontărilor dintre două părți (societăți, contrapărți) pentru o anumită perioadă de timp.În articolul nostru, vă vom învăța cum să îl completați corect și vă vom da un exemplu pt. Descărcarea.
Exemple de completare a formularelor actului de reconciliere și o formă aproximativă a formularului sunt prezentate mai jos:
De ce ai nevoie de un act de reconciliere a reglementărilor reciproce
- Dacă este planificată extinderea contractelor mari;
- Dacă trebuie să organizați o decontare;
- În perioada de inventariere;
- Când una dintre părți face tranzacții în rate;
- Să întocmească rapoarte privind datorii pentru conducere, autorități de reglementare etc.;
- dacă în decontări reciproce sunt implicate bunuri de o valoare foarte mare;
- Pentru a clarifica înțelegerile dintre părți.
Legislația nu obligă organizațiile să întocmească acte de reconciliere a decontărilor reciproce la un moment dat, acest lucru fiind decis chiar de organizație.
Actul de reconciliere constă din două părți - pentru două întreprinderi. Coloana din stânga este completată de inițiatorul redactării actului, cea din dreapta - de către contrapartea acestuia. De obicei, actul de reconciliere arată ca o listă de documente sortate după data creării. Sau, în loc de documente, sunt enumerate operațiunile efectuate: vânzare, cumpărare, plată etc.
Forma actului de reconciliere a reglementărilor reciproce
- numărul actului;
- perioada pentru care se efectuează reconcilierea;
- numele părților (organizația și persoana care acționează în numele acesteia);
- detalii privind acordul dintre părți;
- Informații despre tranzacții (cu numerele și datele facturilor, ordinelor de plată sau alte documente care confirmă furnizarea și plata pentru servicii sau bunuri), valoarea tranzacțiilor;
- Sold final în termeni monetari;
- Semnături de mână ale contabilului și directorului, sigiliu;
- Datele semnării actului.
Actul se intocmeste in dublu exemplar si se semneaza de contabilul sef si directorul organizatiei. În cazul în care nu există dispute de proprietate între organizații, iar redactarea actului este pur nominală, acesta poate fi semnat doar de contabili șefi. Dar un astfel de act nu va fi valabil în instanță.
Apoi, pentru a verifica propriul registru de tranzacții și pentru a introduce rezultatele în coloana din dreapta, ambele copii sunt trimise la departamentul de contabilitate al contrapărții. Dacă contrapartea este de acord cu datele specificate în act, atunci se pun un al doilea sigiliu și semnături. Un act este returnat inițiatorului, al doilea rămâne la contrapartidă.
Doriți să grăbiți emiterea documentelor și să eliminați eventualele erori la completare? Programul de automatizare a magazinelor Business.Ru vă va ajuta. Vă va permite să automatizați raportarea fiscală și contabilă, precum și să controlați fluxurile de numerar din companie.
Dacă se constată discrepanțe, se face o notă în partea de jos a documentului. În cazul în care, din cauza unor neconcordanțe descoperite, contrapartea refuză să semneze actul, iar pretențiile inițiatorului sunt confirmate prin alte documente, inițiatorul poate da în judecată. Pentru a grăbi soluționarea unor astfel de dispute în contract, este necesar să se stipuleze în prealabil condițiile în care contrapartea este obligată să facă propriile calcule și să restituie actul semnat sau să achite datorii.
Pentru agențiile guvernamentale - toate aceste operațiuni sunt legate de bani.
Pentru evitarea erorilor și discrepanțelor în sumele plătite de una dintre părți și primite de cealaltă, se întocmesc acte de împăcare. un document care nu are legătură cu contabilitate și nu este obligatoriu pentru întocmire. Se formează la solicitarea unuia dintre participanții la operațiune și declară toate sumele, plățile și încasările care au loc între organizații într-o anumită perioadă de timp.
Informații de bază despre actul de reconciliere cu furnizorii și cumpărătorii
Actul de reconciliere cu furnizorii și cumpărătorii este un document declarativ care reflectă toate decontările efectuate între contrapărți pentru o anumită perioadă de timp: o lună, un trimestru, un an sau întreaga perioadă de cooperare. Legea Federației Ruse nu obligă să întocmească un astfel de document. Totuși, în practica de afaceri, actele de reconciliere sunt destul de frecvente și sunt implicit obligatorii pentru înregistrare.
- Reconciliile periodice sau continue și înregistrarea rezultatelor acestora pe hârtie îi ajută pe partenerii de afaceri să evite erorile de calcul și plăți, să detecteze și să ramburseze datoriile în timp util și să elimine alte discrepanțe financiare.
- Mai mult, în cazul în care una dintre părți este îndatorată față de cealaltă și nu recunoaște situația actuală, actul de împăcare poate servi drept una dintre probele indirecte la introducerea unui proces cu privire la existența unei datorii în instanță, putând deveni și unul dintre factorii de infirmare.
La întocmirea unei lucrări, aceasta trebuie să fie certificată prin semnăturile șefilor și contabililor șefi ai ambelor organizații, precum și prin sigilii umede. Format în dublu exemplar.
Când , partea vinovată refuză de obicei. Dacă, în cursul cercetării judecătorești, contrapartea a asigurat totuși protocolul, recunoscând astfel subplata, perioada de revendicare se resetează la zero și începe din nou.
După cum sa indicat deja, executarea unui astfel de document nu este prevăzută de lege, dar astfel de acte sunt menționate în Scrisoarea Ministerului Finanțelor nr. 07-05-04 / 2 din 18 februarie 2005 și în Legea federală nr. 402. . Documentul este clasificat ca fiind secundar, deoarece nu are un impact direct asupra situației financiare a niciunuia dintre parteneri.
Cum se întocmește un act de reconciliere dacă furnizorul și cumpărătorul sunt într-o singură persoană? Videoclipul de mai jos explică acest lucru:
Caracteristici de design
Reguli și cerințe
Nu există cerințe clare pentru forma protocolului. Fiecare organizație poate seta singur forma documentului, aprobând-o cu propriile sale. Dar, există mai multe aspecte, a căror cunoaștere va ajuta la utilizarea mai eficientă a reconcilierii. Dacă documentul este semnat numai de contabilul-șef, iar semnătura șefului nu este pusă, lucrarea este doar de natură tehnică, natura informațiilor de referință.
Pentru ca protocolul să aibă forță legală, acesta trebuie să fie certificat prin 4 semnături (două de la fiecare partener) și sigiliile oficiale ale organizațiilor și să conțină și unele aspecte. Actul trebuie să conțină informații despre:
- Numele documentului;
- Perioada acoperită de reconciliere;
- data la care a fost realizat;
- Operațiuni care verifică;
- Indicatori ai tuturor calculelor;
- Referințe la documentația primară;
- Persoane responsabile pentru compilare și acuratețe.
Prezența unor astfel de articole este de natură consultativă, dar ele nu vor fi de prisos atunci când se vor folosi documente în instanță sau în alte organe. De regulă, actul ia forma unui tabel în care sunt introduse date precum debitele și creditele, numerele și datele documentelor primare care confirmă plata, expedierea și livrarea mărfurilor. La sfarsitul documentului se afiseaza acesta, precum si suma totala a debitelor si creditelor pentru perioada analizata. Soldul este suma diferenței dintre încasări și cheltuieli.
Un exemplu de act de reconciliere cu furnizorul este discutat în acest videoclip:
Discrepanțe și verificare
Dacă, după verificarea de către a doua parte, se constată discrepanțe, acestea se remediază și după toate datele. La efectuarea reconcilierii dintre cumpărători și vânzători se folosesc adesea recomandările stabilite de Ghidul pentru inventarierea proprietăților și obligațiilor financiare. Sarcina principală, la formarea unui document, este de a verifica și confirma valabilitatea tuturor sumelor înscrise în tabelul actului.
Este obligatoriu să verificați „Decontări cu furnizorii și antreprenorii” pentru conformitatea cu conturile corespunzătoare. Următoarele puncte sunt fixate:
- Îndeplinirea obligațiilor pentru mărfurile plătite în tranzit;
- Îndeplinirea obligațiilor legate de livrări;
- Acuratețea și suportul de debit și credit cu documentele primare.
Întocmirea unui act corespunzător poate fi solicitată atât de către cumpărător, cât și de către furnizor.
- Formarea și verificarea actelor se realizează de regulă în programe speciale de contabilitate. Dacă compilatorul folosește acest lucru, atunci conform formularului introdus automat, pe baza datelor documentelor aflate deja în memoria aplicației. Același lucru este valabil și pentru verificare.
- În cazul verificării manuale, toate datele din tabelul din act se verifică cu datele documentației primare și datele disponibile în documentele și reconciliările părții verificatoare.
Raportul de reconciliere este o înregistrare standard a asemănărilor și discrepanțelor în tranzacțiile financiare efectuate între două organizații. Documentul nu are o formă stabilită și cerințe specifice; el poate fi întocmit pentru a fi utilizat în cadrul unei organizații partenere, între parteneri, sau ca dovadă indirectă atunci când se analizează procese cu privire la datorii. Întocmit corespunzător, va ajuta la controlul și reglementarea tuturor relațiilor financiare care apar între ele.
Actul de reconciliere cu cumpărătorul, caracteristicile și exemplele sale - subiectul videoclipului de mai jos:
Relațiile financiare ale întreprinderilor între ele sunt înregistrate continuu de către angajații departamentului de contabilitate.
Contabilitatea prevede că periodic firmele efectuează reconcilierea calculelor între ele. În acest articol, vom înțelege ce este un act de reconciliere în contabilitate.
Procedura de efectuare a calculelor
Modul de reconciliere a stării conturilor între organizații nu este strict reglementat. Această procedură este de obicei aprobată prin documente interne.
Procedura și frecvența decontărilor pot fi incluse în fișa postului contabilului care menține fluxul documentelor contabile din această secțiune.
În caz de dezacord în reflectarea informațiilor în conturi, oricare dintre organizații poate trimite un act de reconciliere către contrapartidă.
Întâlnirea trebuie să verifice corectitudinea reflectării informațiilor în conturile lor. Toate informațiile care lipsesc sau sunt de prisos, reflectate în mod eronat, sunt supuse acordului și corectării.
Conținutul actului de împăcare
Nu există o formă strict stabilită a actului de împăcare. În același timp, există un anumit set de informații necesare pentru a se reflecta în act. În primul rând, reconcilierea se realizează de la o anumită dată.
Documentul înregistrează toate operațiunile efectuate până la această dată, precum și soldul datoriei la data începerii și același lucru la data încheierii. Scopul principal al actului de reconciliere este de a se asigura că soldul final în contabilitate al ambelor întreprinderi este același.
Specificați informații despre organizațiile care participă la reconciliere. În numele fiecărei părți, documentul este semnat de o persoană autorizată. De obicei, acesta este contabilul șef al întreprinderii sau contabilul responsabil pentru domeniul decontărilor cu contrapărțile.
Cea mai importantă parte a actului este să reflecte tranzacțiile. Acestea sunt enumerate într-un tabel care conține patru coloane. Primele două sunt completate de un participant la act, restul - de un alt participant.
Secvenţial, în ordine cronologică, toate tranzacţiile reflectate în contabilitate sunt înscrise în document. Acestea sunt facturi emise/primite, precum și fonduri plătite/primite pe baza ordinelor de plată sau extraselor bancare.
Dacă între organizații se încheie mai multe acorduri diferite, atunci se realizează o reconciliere separată a calculelor în contextul fiecăruia. Dacă nu există cerințe speciale, puteți include toate operațiunile în act și puteți afișa un singur sold.
În cazul unei discrepanțe între soldurile dintre firme, contabilul trebuie să afle ce document și din ce motiv nu a fost reflectat sau să identifice informații excesiv reflectate. Documentele lipsă sunt solicitate de la contrapartidă.
De obicei, formarea actului de reconciliere se realizează automat prin intermediul produselor software de contabilitate.
O afacere de succes presupune cooperarea cu un număr mare de persoane cu care se fac în mod regulat decontări în numerar. O pondere considerabilă o ocupă și decontări cu statul - pentru impozite și prime de asigurare. Toate aceste relații monetare necesită un control atent, iar cel mai simplu mod de a le realiza este prin regulat.
Cum să citești actul de împăcare
Scopul semnării
Exemplu de act de dezacord
Actul de dezacord este semnat de aceeași persoană care semnează principalele acte de împăcare. Copiile documentelor care confirmă dezacordul trebuie atașate la acesta.
Varietăți ale unui astfel de document
Cel mai comun
Cele mai comune tipuri de acte de reconciliere includ:
- Actul de reconciliere cu furnizorul. Contine tranzactii inregistrate in contul 60. Debitul reflecta toate platile efectuate la adresa furnizorului, iar in credit se reflecta suma livrarilor de produse.
- Actul de împăcare cu cumpărătorul. În acest caz se ține evidența în contul 62. Sumele expedițiilor se înregistrează la debit, iar plățile virate de cumpărători se înregistrează la credit.
- Certificat de reconciliere a muncii prestate. Se intocmeste dupa regulile generale, doar in locul sumelor livrarilor de produse reflecta sumele conform actelor de munca prestate.
- Act de reconciliere de grup. Este un set de acte de reconciliere pentru toate contrapartidele existente ale companiei. Se formează datorită instalării unei extensii speciale a programului de contabilitate. Această metodă de formare a actelor este deosebit de convenabilă la sfârşitul perioadei de raportare, când este necesară efectuarea unui inventar al întregului volum de calcule.
- Zero act de reconciliere. O trăsătură distinctivă este soldul zero la sfârșitul perioadei luate în considerare în document.
- . Se intocmeste la fel ca actele pentru orice alte servicii. Atunci când documentul este generat de locator, debitul va arăta sumele de închiriere conform facturilor emise, iar plățile virate de chiriaș vor fi creditate.
Actele de reconciliere se clasifică și în funcție de statutul contrapărții – sau al unei persoane fizice. Mai mult decât atât, nu numai că pot acționa ca persoană fizică, ci și cetățenii obișnuiți cu care societatea are înțelegeri. Un astfel de act se formează după reguli generale, ca în cazul reconcilierii cu organizațiile. Compania nu are dreptul de a refuza să furnizeze unei persoane un raport de reconciliere dacă acesta a fost solicitat de acesta.
