„Ufaj, ale weryfikuj” to kluczowa zasada w pracy z dłużnikami i wierzycielami. Wiarygodność rachunkowości osiąga się poprzez okresowe wyjaśnianie rachunków.
Najczęstszą metodą tego w krajowej praktyce księgowej jest wymiana aktów uzgadniania wzajemnych rozliczeń.
Po co to jest
Aktem uzgodnienia wzajemnych rozliczeń jest dokument księgowy, który odzwierciedla:
- przepływ produktów (robót, usług) i środków pieniężnych między dwoma kontrahentami przez określony czas;
- obecność lub brak zadłużenia jednej strony wobec drugiej w określonym dniu.
Działać - to nie jest oryginalny dokument, ponieważ nie potwierdza faktu wypłaty środków innej osobie, a jego wykorzystanie w żaden sposób nie zmienia sytuacji finansowej stron. W rzeczywistości jest to dokument techniczny, którego wykorzystanie w większości przypadków jest dobrowolną inicjatywą księgowego.
- długotrwała współpraca przy regularnych dostawach towarów lub usług;
- zawarcie kilku umów z jednym partnerem lub sporządzenie umów dodatkowych do istniejących umów;
- zapewnienie przez dostawcę odroczonej płatności;
- przeniesienie przez kupującego dużej kwoty przedpłaty (zaliczki) w warunkach regularnych dostaw;
- bardzo wysoki koszt towarów;
- przedmiotem zamówienia jest szeroka gama produktów.
Opracowuje się go również podczas rocznej lub sytuacyjnej inwentaryzacji obliczeń. W tej sytuacji ważne jest, aby zrozumieć, że odzwierciedlenie w księgowaniu długów wobec dłużników i wierzycieli występuje w kwocie, którą samo przedsiębiorstwo uznaje za poprawną na podstawie umów, zamówień kierowników i podstawowych dokumentów potwierdzających przepływ towary i pieniądze.
Nie musisz wysyłać oświadczeń pojednawczych do wszystkich swoich dłużników i wierzycieli, aby upewnić się, że kwoty się zgadzają. Ponadto na ich podstawie niemożliwe będzie dokonywanie jakichkolwiek zapisów księgowych, w tym korekty kwoty zadłużenia.
Wyjątek stanowią jedynie rozliczenia z budżetem i bankami, które wymagają potwierdzenia (pkt 74 Regulaminu Rachunkowości).
Jeśli dla celów zarządczych niezwykle ważne jest zobowiązanie wspólnika do wymiany takich aktów, procedura ta, jej częstotliwość i kary za nieprzestrzeganie powinny być określone w umowie.
Rola dokumentu w sporze
Należy pamiętać, że w przypadku sporu dotyczącego wywiązania się z warunków umowy lub windykacji długów akt pojednania może być przydatny. Jednak krajowa praktyka sądowa charakteryzuje się odmiennym podejściem do jej obecności z pokrzywdzonym:
- Podpisana ustawa jedynie informuje o stanie rozliczeń, ale nie potwierdza faktu uznania długu przez jednego z uczestników procesu. Nie stanowi również podstawy do przerwania przedawnienia (Dekret w sprawie nr A65-7955/2009 FAS Okręgu Wołgi z dnia 25 grudnia 2009 r. oraz Uchwała w sprawie nr A29-2498/2012 FAS rejonu Wołga-Wiatka z dnia 14 grudnia 2012 r.).
- Może służyć jako pośredni dowód, że jedna strona uznaje dług wobec drugiej (ustawa podpisana) lub dowód odmowy uznania długu (ustawa niepodpisana) (Uchwała w sprawie nr А57-1313/2013 Federalnej Służby Antymonopolowej Wołga z dnia 02.12.2013).
Jak widać, każdy spór biznesowy zawsze będzie miał swoje indywidualne rozwiązanie. Lepiej jednak spróbować podpisać akt pojednania ze swoim partnerem na wypadek, gdyby relacje biznesowe z nim nagle utkwiły w ślepym zaułku. I nigdy nie będzie zbyteczne przypominanie dłużnikowi o jego długu.
Procedura sporządzania dokumentu, kto go podpisuje
Akt pojednania w dwóch egzemplarzach jest sporządzony przez każdą ze stron umowy. Dokument musi być podpisany przez osobę upoważnioną, którą może być:
- przedsiębiorca indywidualny;
- szef (prezes spółki, dyrektor generalny lub dyrektor) działający na podstawie statutu;
- inny pracownik działający na podstawie pełnomocnictwa.
Najczęściej wymagany jest również podpis głównego księgowego, ponieważ ma on prawo do drugiego podpisu na dokumentach finansowych.
Obecność podpisu tylko głównego księgowego jest dopuszczalna w kolejności wewnętrznej kontroli kompletności obliczeń, ale w przypadku sporu taki dokument nie będzie miał mocy prawnej.
Podpisy osób upoważnionych muszą być opatrzone pieczęcią przedsiębiorstwa.
Dokument odzwierciedla rzeczywisty stan rozliczeń na podstawie danych księgowych i wyświetla kwotę zadłużenia na koniec określonego okresu. Następnie obie kopie są wysyłane do kontrahenta pocztą lub w towarzystwie upoważnionego przedstawiciela.
Druga strona musi zweryfikować dostarczone informacje w swojej dokumentacji księgowej. W przypadku uznania poprawności obliczeń drugi egzemplarz z podpisem kierownika, głównego księgowego i pieczęcią zwraca się autorowi aktu.
Jeżeli w wyniku uzgodnienia zostaną stwierdzone rozbieżności, to są one wskazane w tym samym dokumencie lub w odrębnym rejestrze obliczeń, który jest dołączony do ustawy. Odmowa podpisania dokumentu jest prawem partnera (o ile nie jest to obowiązkowy warunek umowy). Czasami jednak może to oznaczać, że dłużnik odmawia uznania swojego długu.
Optymalny czas pojednania
Okres wyjaśnienia wzajemnych rozliczeń jest determinowany potrzebą rachunkowości lub zarządzania. Chociaż akt jest sporządzony na określony czas, dług na rzecz jednej ze stron jest wskazywany w określonym terminie (często w pierwszym i ostatnim dniu okresu pojednania).
Pojednanie jest najłatwiejsze do zrobienia:
- za rok sprawozdawczy (od 01.01 do 31.12);
- przez pewien okres kalendarzowy, pod koniec którego księgowy zgłasza się do właścicieli przedsiębiorstwa (zwykle na kwartał);
- na czas trwania konkretnej umowy.
Możesz obejrzeć tworzenie dokumentu w programie 1C: Enterprise na wideo:
Proces napełniania
Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej nie przewiduje jednej obowiązkowej (ujednoliconej) formy aktu. Dlatego przedsiębiorstwo może sporządzić ten dokument w dowolnej formie (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 18 lutego 2005 r. Nr 07-05-04 / 2).
Tradycyjnie wypełniane są następujące dane:
- tytuł dokumentu;
- imiona i nazwiska stron;
- data sporządzenia i podpisania aktu;
- okres kalendarzowy na wyjaśnienie obliczeń;
- szczegóły umowy, na podstawie której przeprowadzane jest uzgodnienie;
- daty i numery dokumentów pierwotnych potwierdzających obliczenia;
- ilość transakcji biznesowych;
- całkowity obrót za dany okres;
- ostateczna kwota długu na rzecz jednej ze stron;
- podpisy i informacje o przedstawicielach kontrahentów (stanowisko, imię i nazwisko);
- wydruki pieczęci.
Akt uzgodnienia wzajemnych rozliczeń to dokument, który odzwierciedla stan rozliczeń między dwiema stronami (firmami, kontrahentami) przez określony czas.W naszym artykule nauczymy Cię, jak go poprawnie wypełnić i podać przykład dla ściąganie.
Przykłady wypełnienia formularzy aktu pojednania oraz przybliżony formularz formularza przedstawiamy poniżej:
Po co Ci akt pojednania wzajemnych rozliczeń
- Jeśli planowane jest przedłużenie dużych kontraktów;
- Jeśli potrzebujesz zorganizować ugodę;
- W okresie inwentaryzacji;
- Gdy jedna ze stron handluje na raty;
- Sporządzanie raportów o długach dla zarządu, organów regulacyjnych itp.;
- jeżeli we wzajemnych rozliczeniach zaangażowane są towary o bardzo dużej wartości;
- Wyjaśnienie rozliczeń między stronami.
Ustawodawstwo nie zobowiązuje organizacji do sporządzania aktów uzgadniania wzajemnych rozliczeń w określonym czasie, o czym decyduje sama organizacja.
Akt pojednania składa się z dwóch części - dla dwóch przedsiębiorstw. Kolumnę lewą wypełnia inicjator projektu ustawy, kolumnę prawą jego kontrahent. Zazwyczaj akt uzgodnienia wygląda jak lista dokumentów posortowana według daty utworzenia. Lub zamiast dokumentów wymienione są wykonane operacje: sprzedaż, zakup, płatność itp.
Forma aktu pojednania wzajemnych rozliczeń
- numer aktu;
- okres, w którym przeprowadzane jest uzgodnienie;
- nazwy stron (organizacji i osoby działającej w jej imieniu);
- szczegóły umowy między stronami;
- Informacje o transakcjach (z numerami i datami faktur, poleceń zapłaty lub innych dokumentów potwierdzających dostawę i płatność za usługi lub towary), kwotę transakcji;
- Saldo końcowe w kategoriach pieniężnych;
- Odręczne podpisy księgowego i dyrektora, pieczęć;
- Daty podpisania ustawy.
Dokument sporządzany jest w dwóch egzemplarzach i podpisywany przez głównego księgowego i dyrektora organizacji. Jeżeli między organizacjami nie ma sporów majątkowych, a projekt ustawy ma charakter czysto nominalny, może go podpisać tylko główni księgowi. Ale taki akt nie będzie ważny w sądzie.
Następnie, aby sprawdzić własny rejestr transakcji i wpisać wyniki w prawej kolumnie, oba egzemplarze przesyłane są do działu księgowości kontrahenta. Jeżeli kontrahent zgadza się z danymi określonymi w ustawie, składana jest druga pieczęć i podpisy. Jeden akt jest zwracany inicjatorowi, drugi pozostaje u kontrahenta.
Chcesz przyspieszyć wydawanie dokumentów i wyeliminować ewentualne błędy przy wypełnianiu? Pomoże Ci w tym program automatyzacji sklepu Business.Ru. Pozwoli zautomatyzować sprawozdawczość podatkową i księgową, a także kontrolować przepływy pieniężne w firmie.
Jeśli zostaną znalezione rozbieżności, na dole dokumentu umieszczana jest notatka. Jeżeli z powodu stwierdzonych niezgodności kontrahent odmówi podpisania aktu, a roszczenia inicjatora zostaną potwierdzone innymi dokumentami, inicjator może pozwać. Aby przyspieszyć rozstrzyganie takich sporów w umowie, konieczne jest wcześniejsze określenie warunków, w jakich kontrahent zobowiązany jest do dokonywania własnych obliczeń i zwrotu podpisanego aktu lub spłaty długów.
Do agencji rządowych – wszystkie te operacje związane są z pieniędzmi.
W celu uniknięcia błędów i rozbieżności w kwotach zapłaconych przez jedną stronę i otrzymanych przez drugą, sporządzane są akty uzgadniające. dokument, który nie jest związany z rachunkowością i nie jest obowiązkowy do sporządzenia. Powstaje na wniosek jednego z uczestników operacji i deklaruje wszystkie kwoty, płatności i wpływy, które mają miejsce między organizacjami w określonym czasie.
Podstawowe informacje o akcie pojednania z dostawcami i odbiorcami
Uzgodnienie z dostawcami i odbiorcami jest dokumentem deklaratywnym odzwierciedlającym wszelkie rozliczenia pomiędzy kontrahentami za określony czas: miesiąc, kwartał, rok lub cały okres współpracy. Prawo Federacji Rosyjskiej nie zobowiązuje do sporządzenia takiego dokumentu. Jednak w praktyce biznesowej akty uzgadniania są dość powszechne i są domyślnie obowiązkowe przy rejestracji.
- Okresowe lub ciągłe rozliczenia i zapisywanie ich wyników na papierze pomaga partnerom biznesowym unikać błędów w obliczeniach i płatnościach, wykrywać i spłacać zadłużenie w odpowiednim czasie oraz eliminować inne rozbieżności finansowe.
- Ponadto, jeśli jedna ze stron jest zadłużona wobec drugiej i nie rozpoznaje obecnej sytuacji, akt pojednawczy może służyć jako jeden z dowodów pośrednich przy wniesieniu pozwu o istnienie długu w sądzie, a także może stać się jednym z czynniki obalania.
Przy sporządzaniu dokumentu musi on być poświadczony podpisami szefów i głównych księgowych obu organizacji, a także mokrymi pieczęciami. Utworzony w dwóch egzemplarzach.
Kiedy , sprawca zwykle odmawia. Jeżeli w trakcie dochodzenia sądowego kontrahent mimo to zapewnił protokół, uznając w ten sposób niedopłatę, okres roszczenia zostaje zerowany i rozpoczyna się od nowa.
Jak już wskazano, wykonanie takiego dokumentu nie jest przewidziane przez prawo, ale takie akty są wymienione w piśmie Ministerstwa Finansów nr 07-05-04/2 z dnia 18 lutego 2005 r. oraz w ustawie federalnej nr 402 . Dokument jest klasyfikowany jako wtórny, ponieważ nie ma bezpośredniego wpływu na kondycję finansową żadnego z partnerów.
Jak sporządzić akt uzgodnienia, jeśli dostawca i nabywca są w jednej osobie? Poniższy film wyjaśnia to:
Cechy konstrukcyjne
Zasady i wymagania
Nie ma jasnych wymagań co do formy protokołu. Każda organizacja może samodzielnie ustawić formę dokumentu, zatwierdzając go samodzielnie. Istnieje jednak kilka aspektów, których znajomość pomoże efektywniej wykorzystywać pojednanie. Jeżeli dokument jest podpisany tylko przez głównego księgowego, a podpis kierownika nie został złożony, to praca ma charakter wyłącznie techniczny, charakter informacyjny.
Aby protokół miał moc prawną, musi być poświadczony 4 podpisami (po dwa od każdego partnera) oraz oficjalnymi pieczęciami organizacji, a także zawierać pewne aspekty. Ustawa musi zawierać informacje o:
- nazwa dokumentu;
- Okres objęty pojednaniem;
- Data wykonania;
- Operacje sprawdzające;
- Wskaźniki wszystkich obliczeń;
- Odniesienia do dokumentacji pierwotnej;
- Osoby odpowiedzialne za kompilację i dokładność.
Obecność takich przedmiotów ma charakter doradczy, ale nie będą one zbyteczne przy korzystaniu z dokumentów w sądzie lub innych organach. Co do zasady ustawa przyjmuje formę tabeli, w której wpisuje się takie dane jak obciążenia i uznania, numery i daty pierwotnych dokumentów potwierdzających zapłatę, wysyłkę i dostawę towaru. Na końcu dokumentu jest wyświetlany, a także łączna kwota obciążeń i uznań za okres objęty przeglądem. Saldo to suma różnicy między wpływami a wydatkami.
Przykładowy akt pojednania z dostawcą jest omówiony w tym filmie:
Rozbieżności i weryfikacja
Jeśli po sprawdzeniu przez drugą stronę zostaną znalezione rozbieżności, zostaną one również naprawione po wszystkich danych. Podczas przeprowadzania uzgodnień między kupującymi a sprzedającymi często stosuje się zalecenia określone w Wytycznych dotyczących inwentaryzacji majątku i zobowiązań finansowych. Głównym zadaniem przy tworzeniu dokumentu jest sprawdzenie i potwierdzenie ważności wszystkich kwot wpisanych do tabeli aktu.
Obowiązkowe jest sprawdzenie „Rozliczenia z dostawcami i kontrahentami” pod kątem zgodności z odpowiednimi rachunkami. Naprawiono następujące punkty:
- Wypełnianie zobowiązań za opłacone towary w tranzycie;
- Wypełnianie zobowiązań związanych z dostawami;
- Dokładność i obsługa debetu i kredytu z podstawowymi dokumentami.
Sporządzenia odpowiedniego aktu może wymagać zarówno kupujący, jak i dostawca.
- Tworzenie i weryfikacja aktów odbywa się zwykle w specjalnych programach księgowych. Jeśli kompilator korzysta z tego, to zgodnie z wprowadzonym formularzem automatycznie, na podstawie danych dokumentów znajdujących się już w pamięci aplikacji. To samo dotyczy weryfikacji.
- W przypadku weryfikacji ręcznej wszystkie dane z tabeli w ustawie są weryfikowane z danymi z dokumentacji pierwotnej oraz danymi dostępnymi w dokumentach i uzgodnieniach strony weryfikującej.
Raport uzgodnień to standardowy zapis podobieństw i rozbieżności w transakcjach finansowych przeprowadzanych między dwiema organizacjami. Dokument nie ma ustalonej formy i określonych wymagań; może być sporządzony do użytku w ramach organizacji partnerskiej, między partnerami lub jako pośredni dowód przy rozpatrywaniu spraw sądowych dotyczących długów. Właściwie sporządzony pomoże kontrolować i regulować wszelkie relacje finansowe, jakie powstają między nimi.
Akt pojednania z kupującym, jego cechy i przykłady - temat poniższego filmu:
Relacje finansowe przedsiębiorstw między sobą są na bieżąco ewidencjonowane przez pracowników działu księgowości.
Księgowość przewiduje, że firmy okresowo przeprowadzają między sobą uzgodnienie obliczeń. W tym artykule zrozumiemy, czym jest akt pojednania w rachunkowości.
Procedura wykonywania obliczeń
Sposób uzgadniania statusu kont między organizacjami nie jest ściśle uregulowany. Ta procedura jest zwykle zatwierdzana przez dokumenty wewnętrzne.
Procedurę i częstotliwość rozliczeń można zawrzeć w opisie stanowiska księgowego prowadzącego obieg dokumentów księgowych w tej sekcji.
W przypadku braku zgody co do odzwierciedlenia informacji na rachunkach, każda z organizacji może wysłać kontrahentowi akt uzgodnienia.
Strona spotkania musi zweryfikować poprawność odzwierciedlenia informacji na swoich rachunkach. Wszelkie brakujące lub zbędne, błędnie odzwierciedlone informacje podlegają uzgodnieniu i korekcie.
Treść aktu pojednania”
Nie ma ściśle określonej formy aktu pojednania. Jednocześnie istnieje pewien zestaw informacji niezbędnych do odzwierciedlenia w ustawie. Przede wszystkim pojednanie odbywa się od określonej daty.
Dokument rejestruje wszystkie operacje wykonane do tego dnia, a dodatkowo saldo zadłużenia w dniu rozpoczęcia i to samo w dniu zakończenia. Głównym celem aktu uzgodnienia jest zapewnienie, że saldo końcowe w rachunkowości obu przedsiębiorstw jest takie samo.
Podaj informacje o organizacjach uczestniczących w pojednaniu. W imieniu każdej ze stron dokument podpisuje osoba upoważniona. Zwykle jest to główny księgowy przedsiębiorstwa lub księgowy odpowiedzialny za obszar rozliczeń z kontrahentami.
Najważniejszą częścią ustawy jest odzwierciedlenie transakcji. Są one wymienione w tabeli zawierającej cztery kolumny. Dwie pierwsze wypełnia jeden uczestnik aktu, pozostałe - inny uczestnik.
Kolejno, w porządku chronologicznym, wszystkie transakcje odzwierciedlone w księgowości są wprowadzane do dokumentu. Są to wystawione/otrzymane faktury, a także zapłacone/otrzymane środki na podstawie poleceń zapłaty lub wyciągów bankowych.
W przypadku zawarcia kilku różnych umów między organizacjami, w kontekście każdej z nich przeprowadza się osobne uzgodnienie obliczeń. Jeśli nie ma specjalnych wymagań, możesz uwzględnić wszystkie operacje w akcie i wyświetlić jedno saldo.
W przypadku rozbieżności między saldami między firmami księgowy musi dokładnie ustalić, który dokument i z jakiego powodu nie został odzwierciedlony lub zidentyfikować nadmiernie odzwierciedlone informacje. Brakujące dokumenty są wymagane od kontrahenta.
Zwykle tworzenie aktu pojednania odbywa się automatycznie za pomocą oprogramowania księgowego.
Udany biznes to współpraca z dużą liczbą osób, z którymi regularnie odbywają się rozliczenia gotówkowe. Spory udział mają też rozliczenia z państwem – z tytułu podatków i składek ubezpieczeniowych. Wszystkie te stosunki pieniężne wymagają starannej kontroli, a najłatwiejszym sposobem jej przeprowadzenia jest regularne.
Jak czytać akt pojednania?
Cel podpisania
Przykładowy akt niezgody
Akt niezgody podpisuje ta sama osoba, która podpisuje główne akty pojednania. Należy do niego dołączyć kopie dokumentów potwierdzających spór.
Odmiany takiego dokumentu
Najpopularniejszy
Do najczęstszych rodzajów aktów pojednania należą:
- Akt pojednania z dostawcą. Zawiera transakcje zarejestrowane na koncie 60. Obciążenie odzwierciedla wszystkie płatności dokonane na adres dostawcy, a kwota dostaw produktów znajduje odzwierciedlenie w uznaniu.
- Akt pojednania z kupującym. W takim przypadku księgowość jest prowadzona na koncie 62. Kwoty przesyłek są rejestrowane na debecie, a płatności przekazywane przez kupujących są rejestrowane na kredyt.
- Zaświadczenie o uzgodnieniu wykonanej pracy. Sporządzony jest na zasadach ogólnych, tylko zamiast kwot dostaw produktów odzwierciedla kwoty według wykonanych czynności.
- Grupowy akt pojednania. Jest to zestaw aktów uzgadniających dla wszystkich dotychczasowych kontrahentów spółki. Powstaje w wyniku instalacji specjalnego rozszerzenia programu księgowego. Ta metoda tworzenia aktów jest szczególnie wygodna pod koniec okresu sprawozdawczego, kiedy konieczne jest sporządzenie spisu całej objętości obliczeń.
- Zero akt pojednania. Charakterystyczną cechą jest saldo zerowe na koniec okresu rozpatrywanego w dokumencie.
- . Jest sporządzony w taki sam sposób, jak akty dotyczące wszelkich innych usług. Gdy dokument zostanie wygenerowany przez wynajmującego, w debecie pojawią się kwoty najmu zgodnie z wystawionymi fakturami, a płatności przekazane przez najemcę zostaną zaksięgowane.
Akty uzgadniające są również klasyfikowane w zależności od statusu kontrahenta – lub osoby. Co więcej, może występować nie tylko jako osoba fizyczna, ale także zwykli obywatele, z którymi firma ma jakiekolwiek rozliczenia. Taki akt powstaje na ogólnych zasadach, jak w przypadku pojednania z organizacjami. Firma nie ma prawa odmówić przekazania osobie fizycznej raportu pojednawczego, jeśli zażądała tego osoba.
