Im Februar haben wir ein Webinar zum Thema „So verwenden Sie eine Firmenkarte“ durchgeführt. Es mag den Anschein haben, dass das Thema längst abgenutzt ist. Nicht wirklich. Wir haben viele Rückmeldungen und Fragen von Unternehmern erhalten.
Es gibt in der Tat viele Nuancen in diesem Thema, die Buchhalter normalerweise nicht teilen. Deshalb haben wir eine Textversion für diejenigen vorbereitet, die das Video nicht sehen konnten: Was ist eine Firmenkarte, wie kann sie verwendet werden, welche Meldedokumente werden benötigt und was ist zu tun, wenn sie nicht vorhanden sind. Lesen Sie unten.
Eine Firmenkarte ist eine Karte, die von einer Bank ausgestellt und mit dem Girokonto Ihres Unternehmens verknüpft ist.
Manchmal wird für eine Firmenkarte ein separates Konto eröffnet, das aber auch an das Unternehmen gebunden ist. Der einzige Unterschied zu einem separaten Konto: Bevor Sie etwas kaufen, müssen Sie Geld vom Hauptkonto auf ein solches Konto überweisen.
Tatsächlich ist das Bezahlen mit einer Firmenkarte genau das gleiche wie das Bezahlen auf Rechnung, nur ist es bequemer, da Sie vor Ort bezahlen können.
Corp-Karten werden benannt und unbenannt. Eine persönliche Karte wird einem bestimmten Mitarbeiter, beispielsweise einem Direktor, zugewiesen. Wenn ein anderer Mitarbeiter mit einer solchen Karte bezahlt hat, werden die Abschreibungen trotzdem beim Direktor registriert, was bedeutet, dass er für die Einkäufe verantwortlich ist.
Namenlose Karten können von allen Mitarbeitern des Unternehmens verwendet werden, Hauptsache ist, zu verfolgen, wer genau einkauft. Wenn Sie eine solche Karte besitzen, bitten Sie Mitarbeiter, die Zugriff auf die Karte haben, alle Dokumente zu Transaktionen abzuholen.
Was tun mit einer Firmenkarte?
Geld abheben oder einzahlen, Verkäufer bezahlen, Unterhaltungs- und Reisekosten bezahlen. In jedem Geschäft ist es wichtig, die Dokumente für jeden Vorgang nicht zu vergessen.
Sie können Ihre Firmenkarte im Ausland mischen. Die Umrechnung in Währung erfolgt automatisch zum internen Kurs Ihrer Bank in Rubel. Die Daten über Zahlungen ins Ausland und die in der Buchhaltung abgebildeten Daten werden sich unterscheiden. Es ist nicht nur das: Gemäß den gesetzlichen Normen werden alle Berechnungen in Rubel zum Wechselkurs der Zentralbank der Russischen Föderation zum Datum des Vorabberichts wiedergegeben.
Auch eine Online-Zahlung ist möglich. Wenn Sie eine Dienstleistung im Internet bezahlen, muss Ihnen beim Kauf eines Produkts ein Dienstleistungsvertrag zugesandt werden - ein Frachtbrief oder eine Bar- und Kassenquittung. Speichern Sie diese Dokumente einfach ab oder senden Sie sie direkt an den Buchhalter.
Welche Ausgaben auf einer Firmenkarte reduzieren die Steuern
Nicht alle Ausgaben für Firmenkarten reduzieren den Steuerbetrag auf den Kaufpreis. Um die Ausgaben auf der Karte zu berücksichtigen, müssen diese wirtschaftlich gerechtfertigt sein: Der Einkauf muss Ihrer Tätigkeit entsprechen und in Zukunft für das Unternehmen rentabel sein.
Wenn Sie beispielsweise ein Transportunternehmen für den Transport von Waren sind, werden Filzstiefel oder Bettwäsche seltsame Kosten verursachen. Sie können einen solchen Kauf nicht im Hinblick auf den Nutzen für Ihr Unternehmen rechtfertigen.
Und wenn Ihr Unternehmen im Verkauf von Bettwäsche tätig ist und Sie Bettwäsche oder Stoffe irgendwo gegen Bargeld oder mit Karte gekauft haben, sind dies direkte Kosten für laufende Aktivitäten.
Ohne Probleme kann jedes Unternehmen Möbel, Schreibwaren, Bürogeräte und alles kaufen, was seine Tätigkeit irgendwie rechtfertigt.
Ein iPhone ist auch in Ordnung, wenn es Ihnen hilft, Ihr Geschäft jeden Tag zu führen. Zum Beispiel:
- nur dieses Telefon verfügt über Programme, die Sie jeden Tag bei der Arbeit verwenden;
- Sie sind ständig unterwegs, alle Informationen werden im Telefon gespeichert;
- Es ist einfacher und rentabler, sich selbst ein iPhone zu kaufen, als eine Sekretärin dauerhaft einzustellen, die die gleichen Funktionen ausführt: anrufen, erinnern, auffordern und aufwachen.
Eine Katze im Büro ist schwer zu berücksichtigen, da Sie den Steuerbeamten nachweisen müssen, dass er die Anzahl der Kunden mit seinen eigenen Pfoten erhöht.
Wer muss sich melden und wenn nicht?
Alle LLCs, JSCs und andere Unternehmen mit einem Steuersystem müssen für das von der Unternehmenskarte ausgegebene Geld verantwortlich sein. Unbestätigte Käufe unterliegen Versicherungsprämien und Steuern.
Wenn Sie einen Einzelunternehmer auf dem STS "Einkommen", Patent und UTII haben, können Sie überhaupt nicht melden, da das Finanzamt die Ausgabenseite für steuerliche Zwecke nicht überprüft und Sie nicht verpflichtet sind, Buchführung zu führen.
Einzelunternehmer im STS „Einkommen abzüglich Ausgaben“ und OSNO können die Ausgaben für das Unternehmen in den Ausgaben berücksichtigen - dazu müssen Sie Dokumente zu Einkäufen für das Unternehmen speichern.
Einzelunternehmer können auch mit einer Firmenkarte für persönliche Einkäufe bezahlen, dafür gibt es keine Strafen, nur solche Ausgaben wirken sich nicht auf die Steuer aus.
Welche Dokumente müssen Sie sammeln?
Dies können sein: ein Frachtbrief, ein Gesetz über die Erbringung von Dienstleistungen, Verkaufs- und Kassenbelege, ein strenges Meldeformular, ein Kassenbelegauftrag und andere. Hängt davon ab, ob Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung erhalten haben.
Die Unterlagen müssen folgende Angaben enthalten:
- Name, Seriennummer und Ausstellungsdatum des Dokuments;
- Name der Organisation oder vollständiger Name des Unternehmers, TIN;
- die gesamte Liste und Menge der Dienstleistungen oder Waren;
- Zahlungsbetrag;
- Position, Nachname und Initialen des Verkäufers, seine persönliche Unterschrift und ggf. Firmensiegel.
Wenn der Kassenbon eine ganze Liste von Einkäufen enthält, müssen Sie keinen zusätzlichen Kassenbon erhalten. Ein Beispiel für solche Schecks finden Sie in Auchan, Ikea und anderen großen Geschäften. Bitten Sie darum, einen solchen Scheck zu versiegeln - dann ist es ein vollwertiges Abschlussdokument.
In kleineren Geschäften stellen Verkäufer bei der Zahlung mit Karte einen regulären Kassenscheck aus, der an alle Personen ausgestellt wird. Vergessen Sie nicht, ihn um einen Kaufbeleg zu bitten. Wenn Sie über ein vereinfachtes Steuersystem verfügen, können Sie die vollen Kosten des Kaufs aus einem solchen Check-in-Kosten leicht berücksichtigen. Wenn OSNO - können Sie nur den Betrag ohne Mehrwertsteuer berücksichtigen. Diese Mehrwertsteuer kann nicht abgezogen und bei der Berechnung der Einkommensteuer berücksichtigt werden.
Nach einem Auslandsaufenthalt wird der Buchhalter zusätzliche Dokumente mit einer Übersetzung ins Russische anfordern. Sie müssen jede Zeile übersetzen, aber es ist nicht notwendig, sich an professionelle Sprachdienste zu wenden, es reicht aus, sie selbst in einem Google-Übersetzer zu übersetzen.
Neben den Kaufbelegen müssen Sie für die Buchhaltung einen Vorabbericht erstellen. Dies ist ein Dokument, das nach jedem Einkauf mit einer Firmenkarte generiert wird. Ein solcher Bericht kann in Standardform oder individuell sein - Sie können ihn für das Unternehmen entwickeln.
Laut Gesetz muss die Vorabmeldung von dem Mitarbeiter erstellt werden, der den Einkauf getätigt hat. Aber in der Praxis wird ein guter Buchhalter dies alleine tun - es wird schneller sein und Fehler vermeiden helfen.
Kann ich mit einer Firmenkarte Bargeld abheben?
Wenn Sie Geld per Karte abheben, wird der Vorgang in der Bank wie folgt angezeigt - die Ausgabe von Geldern auf Rechnung. Das bedeutet, dass auch Einkäufe mit abgehobenem Geld mit Dokumenten und einer Vorabmeldung bestätigt werden müssen. Dies gilt nur für Unternehmen.
Einzelunternehmer müssen für Bargeldabhebungen keine Rechenschaft ablegen und nicht ausgegebenes Geld auf das Konto zurückzahlen. Ihr Betrag wird als Entnahme von persönlichen Mitteln des einzelnen Unternehmers berücksichtigt. Dies gilt jedoch nicht für Arbeitnehmer, die für Einzelunternehmer tätig sind.
Wie viel Bargeld können Sie abheben, um nicht in den Verdacht der Bank zu geraten?
Es wird angenommen, dass bis zu 600 Tausend Rubel gleichzeitig eine sichere Menge sind. Wenn Sie mehr abheben, wird die Finanzüberwachung der Bank angeschlossen. Wenn die Finanzüberwachung vermutet, dass etwas nicht stimmt, können sie das Konto sperren, bis die Bank überzeugt ist, dass alles in Ordnung ist. Sie werden nach Dokumenten fragen und können sogar auf persönliche Anwesenheit bestehen.
Und wie kann man Geld auf das Konto einzahlen?
Sie können nur in drei Fällen Geld auf ein Konto einzahlen:
- einen Kredit an ein Unternehmen vergeben;
- Rückgabe von Geldern;
- Einnahmen aus dem Verkauf Ihrer Produkte oder Dienstleistungen beisteuern.
Bei Unternehmen muss für jede Geldeinzahlung ein Dokument vorliegen. Für die Rückgabe von rechenschaftspflichtigen Mitteln - dies ist ein Vorabbericht, aus dem hervorgeht, dass das vom Unternehmen ausgegebene Geld nicht vollständig verwendet wurde. Um ein Darlehen zu gewähren, ist der Darlehensvertrag das Bestätigungsdokument, in dem der Betrag, das Datum der Einzahlung und die Rückzahlungsfrist angegeben sind. Bei Einzelhandelsumsätzen generiert der Buchhalter eine Spesen- und Barbestellung.
Bei Einzelunternehmern müssen Sie neben der Einbringung von persönlichen Mitteln auch die Zahlung von Geldern mit einer Firmenkarte dokumentarisch bestätigen. Die Zuwendung einzelner Fonds an einzelne Unternehmer wird nicht besteuert.
Es wird oft empfohlen, Geld über eine Bankfiliale auf ein Konto einzuzahlen, wo der Verwendungszweck eindeutig angegeben wird. Tatsache ist, dass bei der Einzahlung von Geld über einen Geldautomaten der Zweck der Einzahlung in den Kommentaren nicht angegeben ist. Und das Ziel muss bestimmt werden, denn das Finanzamt kann Fragen haben, ob das eingezahlte Geld versteuert werden soll. Bei der Buchhaltung ist es für einen Buchhalter wichtig, die Geldbewegungen auf den entsprechenden Konten sofort korrekt wiederzugeben.
Um nicht verwirrt zu werden, informieren Sie den Buchhalter im Voraus über jede Auffüllung des Kontos über die Firmenkarte, da ein solcher Beitrag kommentarlos in der Bank widergespiegelt wird und sich jede Situation in der Buchhaltung auf unterschiedliche Weise widerspiegelt.
Denken Sie daran: Wenn Sie mit einer Firmenkarte etwas Seltsames kaufen möchten, fragen Sie den Buchhalter, bewahren Sie die Quittung auf und nehmen Sie die Abschlussdokumente mit. Oder klicken Sie auf den grünen „Connect“-Button und schließen Sie sich dem Button an: Unsere Buchhalter erinnern Sie selbst an fehlende Dokumente, senken sicher Steuern und teilen Risiken.
Balashova erzählte Elena - einer Buchhalterin bei Knopka.
Marina Shilyaeva, eine Vermarkterin, erzählte es allen.
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