17.01.2024

Reisekosten für die Verkabelung. Wird als Reisekostenabrechnung ausgegeben - Buchung. Einkommensteuer und Tagegeld


Jeder Buchhalter weiß, wie wichtig es ist, eine Geschäftsreise korrekt zu organisieren, alle Reiseunterlagen auszufüllen und die steuerliche Richtigkeit der Reisekostenabrechnung zu überprüfen. Dabei helfen Ihnen Empfehlungen sowie eine Auswahl an Briefen von Aufsichtsbehörden zum Thema Geschäftsreisen.

Sonstige Kosten für Geschäftsreisen

Die Regulierungsbehörden haben keine Einwände gegen die Einbeziehung der folgenden Kosten in die Ausgaben (Voraussetzung ist, dass die Entschädigung für diese Ausgaben im örtlichen Regulierungsgesetz der Organisation festgelegt ist und eine Anordnung des Leiters der Organisation zur Entschädigung vorliegt):

  1. Zahlung für Flughafen-VIP-Lounge-Dienste (Schreiben des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 03.05.2014 Nr. 03-03-10/9545; vom 09.10.2013 Nr. 03-03-06/1/37238 );
  2. Kosten für die Buchung eines Hotelzimmers, Gebühr für die Bestellung und Rückgabe von Tickets (Schreiben des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 18. Oktober 2011 Nr. 03-03-06/1/672);
  3. Zahlung für die Anmietung eines Autos für eine Führungskraft während einer Geschäftsreise (Beschluss des Föderalen Antimonopoldienstes des Westsibirischen Bezirks vom 23. Januar 2006 Nr. F04-9850/2005(19018-A27-15)).
  4. Beträge für Taxifahrten zum und vom Ort der Geschäftsreise, einschließlich zum Flughafen, Bahnhof sowie direkt am Ort der Geschäftsreise (Schreiben des Finanzministeriums Russlands vom 14. Juni 2013 Nr. 03-03 -06/1/22223, vom 27. Juni 2012 Nr. 03-11-04/2/80, vom 07.11.2012 Nr. 03-03-07/33, vom 11.08.2011 Nr. 03- 03.-06.01.720). Taxikosten werden im Aufwand berücksichtigt, sofern sie wirtschaftlich gerechtfertigt sind (z. B. vorzeitige Anreise/Abreise etc.). Bestätigung der Taxikosten: eine Kassenquittung oder eine Quittung in Form eines strengen Meldeformulars mit den im Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 14. Februar 2009 Nr. 112 „Über die Genehmigung der Regeln für die Beförderung von Passagieren und Gepäck im Straßenverkehr und im städtischen Bodenelektroverkehr.“
  5. Fahrtkostenerstattung im Rahmen einer Dienstreise für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln innerhalb der Grenzen eines besiedelten Gebietes, die Dienstreiseordnung der Organisation sieht jedoch keine Erstattung dieser Kosten vor. Nach Angaben der Regulierungsbehörden können solche Kosten jedoch als Teil der Reisekosten berücksichtigt werden. Zu diesem Zweck muss der Tarifvertrag oder ein anderes lokales Regulierungsgesetz der Organisation die Verpflichtung des Arbeitgebers vorsehen, die Reisekosten des Arbeitnehmers mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erstatten, wenn diese auf den Zweck der Geschäftsreise zurückzuführen sind (Schreiben des Finanzministeriums Russlands). vom 21. Juli 2011 Nr. 03-03-06/4/80, Föderaler Steuerdienst Russlands vom 12. Juli 2011 Nr. ED-4-3/11246).
  6. Servicegebühr (Provision) der Vermittlungsorganisation, Kosten für Registrierung und Ausstellung von Visa, Pässen, Gutscheinen, Einladungen und anderen ähnlichen Dokumenten(Schreiben des Föderalen Steuerdienstes Russlands für Moskau vom 1. Juli 2010 Nr. 16-15/069225@).

Welche Kosten können riskant als Einkommensteueraufwand verrechnet werden?

Erste. Bezahlung der freiwilligen Unfallkrankenversicherung beim Kauf von Flug- und Bahntickets, die diesen Tickets für entsandte Arbeitnehmer beigefügt sind.

Auch die Kosten einer freiwilligen Versicherung gegen Unfälle im Luft- und Schienenverkehr für entsandte Arbeitnehmer können als Reisekosten berücksichtigt werden, wenn der Tarifvertrag oder örtliche Vorschriften eine Erstattung dieser Kosten vorsehen.

Die Art und Weise der Abwicklung der Zahlung der Versicherungsprämien (auf der Grundlage einer gesonderten Versicherungspolice, die dem Ticket beigefügt ist und die die Höhe der Beiträge zum Reisedokument enthält) ist nicht von grundlegender Bedeutung. Gleichzeitig kann es sein, dass die Steuerbehörden mit dieser Methode der Berücksichtigung der Kosten einer freiwilligen Versicherung gegen Unfälle im Luft- und Schienenverkehr bei der Berechnung der Bemessungsgrundlage für die Einkommensteuer nicht einverstanden sind.

Zweite. Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der Fahrt mit dem Privatwagen zum Ort der Dienstreise und zurück entstehen (einschließlich der Ausgaben für Kraft- und Schmierstoffe) und ihm erstattet werden, können für Zwecke der Einkommensteuer nur im Rahmen der von der Satzung festgelegten Grenzen berücksichtigt werden Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 02.08.2002 Nr. 92 „Über die Festlegung von Standards für die Ausgaben von Organisationen für die Zahlung von Entschädigungen für die Nutzung von Privatwagen und Motorrädern für Geschäftsreisen, innerhalb derer bei der Festsetzung der Steuer.“ Gemäß der Bemessungsgrundlage der Körperschaftssteuer werden solche Aufwendungen als sonstige Aufwendungen im Zusammenhang mit Produktion und Verkauf eingestuft“ (Schreiben des Föderalen Steuerdienstes der Russischen Föderation vom 21. Mai 2010 Nr. ШС-37-3/2199).

Dritte. Tagegeld, das einem Arbeitnehmer gezahlt wird, der auf eine längere Geschäftsreise (mehr als sechs Monate) geschickt wird.

Meinung 1: Wenn Arbeitnehmer die meiste Arbeitszeit und die meisten im Arbeitsvertrag festgelegten Arbeitspflichten im Ausland verrichten, befindet sich der tatsächliche Arbeitsplatz der Arbeitnehmer im Ausland und diese Arbeitnehmer können nicht als dort ansässig angesehen werden eine Geschäftsreise (Schreiben des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 28. April 2010 Nr. 03-03-06/1/304, des Föderalen Steuerdienstes Russlands für Moskau vom 30. September 2010 Nr. 16-15/102339 @).

Stellungnahme 2: Die Dauer des Aufenthalts auf einer Dienstreise wird vom Arbeitgeber unter Berücksichtigung des Umfangs, der Komplexität und anderer Merkmale des Dienstauftrags festgelegt (Verordnung über die Besonderheiten der Entsendung von Arbeitnehmern auf Dienstreisen, genehmigt durch Dekret der Regierung von der Russischen Föderation vom 13. Oktober 2008 Nr. 749) und ist nicht auf die Höchstgrenze beschränkt. Folglich hat der Arbeitgeber unabhängig von der Dauer der Geschäftsreise das Recht, den gesamten Betrag, der im örtlichen Gesetz der Organisation festgelegt ist (Beschluss des Moskauer Bezirksschiedsgerichts vom 23. September 2015 Nr. F05-12177/2015 Nr. A40-167292 /2014).

Vierte. Lebenshaltungskosten eines entsandten Mitarbeiters am Einsatzort in einer Mietwohnung, die Kosten sind jedoch nicht dokumentiert. Es gibt jedoch eine Rechtsprechung, die alternativ die Berücksichtigung des Betrags von 700 Rubel als Spesen ermöglicht. (in Russland) oder 2.500 Rubel. (auf Auslandsdienstreisen) (Beschlüsse des Fünften Berufungsgerichts vom 11. Dezember 2009 Nr. 05AP-5540/2009 im Fall Nr. A59-2701/2009; FAS North-Western District vom 9. Februar 2007 im Fall Nr . A26-5126/2006-28, Vierzehntes Berufungsgericht vom 2. Juni 2008 in der Sache Nr. A05-4612/2007).

Fünfte. Kosten für die Bezahlung der Fahrkarten zum Ort der Dienstreise und zurück, wenn die Reisedaten nicht mit der Dauer der Dienstreise übereinstimmen. Es liegen Erklärungen von Regulierungsbehörden und der Rechtspraxis vor, die für den Steuerzahler positiv sind (Briefe des Finanzministeriums Russlands vom 11. August 2014 Nr. 03-03-10/39800, vom 30. Juli 2014 Nr. 03-04- 06/37503; Beschluss des Föderalen Antimonopoldienstes des Uraler Bezirks vom 19. Juni 2007 Nr. F09 -3838/07-C2), jedoch haben die Steuerbehörden das Recht, eine Beschwerde einzureichen und eine Klärung zu verlangen. In dieser Situation hängt viel von der Ursache und der Anzahl der Tage der Nichteinhaltung ab.

Sechste. Die Organisation beauftragte einen Mitarbeiter der Gegenpartei mit der Ausführung der Arbeiten und erstattete ihm Reise- und sonstige Reisekosten. Gemäß der Klarstellung des Finanzministeriums Russlands (Schreiben Nr. 03-03-06/1/54684 vom 24. September 2015) werden Reisekostenerstattungen an Personen, die keine Mitarbeiter des Unternehmens sind, nicht berücksichtigt Einkommensteueraufwand aufgrund der Tatsache, dass die Reise eines externen Spezialisten nicht als Dienstreise gilt.

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Die Abrechnung der Reisekosten im Zeitraum 2018-2019 weist ihre eigenen Besonderheiten auf. Überlegen wir, welche Dokumente ein Buchhalter verwenden sollte, um die Kosten für Geschäftsreisen korrekt zu berechnen und zu berücksichtigen.

Abrechnung von Reisekosten: Berechnung und Registrierung

Viele Unternehmen und Einzelunternehmer stehen im Rahmen ihrer Tätigkeit vor der Notwendigkeit, Mitarbeiter zur Erledigung bestimmter Aufgaben auf Reisen von ihrem festen Arbeitsplatz zu schicken. Eine solche Reise wird als Geschäftsreise bezeichnet (Artikel 161 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Gleichzeitig ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem entsandten Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz und sein Durchschnittseinkommen zu sichern sowie die ihm entstandenen Kosten zu ersetzen, deren Liste gesetzlich festgelegt ist.

Um Reisekosten korrekt und angemessen abrechnen zu können, muss der Buchhalter über ordnungsgemäß ausgeführte Dokumente verfügen, die die Tatsache des Geschäftsvorfalls bestätigen.

Die Abrechnung der Reisekosten kann in zwei Hauptphasen unterteilt werden:

  • vorläufige Berechnung und Auszahlung der Anzahlung an den Geschäftsreisenden;
  • Genehmigung des Vorabberichts des Arbeitnehmers über die ausgegebenen Beträge.

Um einem Mitarbeiter einen Vorschuss für Geschäftsreisekosten zu zahlen, muss der Buchhalter diesen anhand von 2 internen Dokumenten berechnen:

  • eine Anordnung oder Anweisung des Vorgesetzten, einen Mitarbeiter des Unternehmens auf eine Geschäftsreise zu schicken, in der der vollständige Name des Mitarbeiters, die Dauer und der Zweck der Reise (zur Ausführung eines Arbeitsauftrags) angegeben sind;
  • eine schriftliche Entscheidung des Vorgesetzten über die Reise eines Mitarbeiters auf einer Geschäftsreise mit dienstlichem oder persönlichem Transport (sofern akzeptiert).

Auf der Grundlage der Angaben in diesen beiden lokalen Dokumenten sowie der vom Unternehmen entwickelten und verabschiedeten Geschäftsreisevorschriften berechnet der Buchhalter einen Barvorschuss, der Folgendes umfasst:

  • die Kosten für Fahrkarten für die An- und Abreise zur Geschäftsreise;
  • Bezahlung der Hotelübernachtung;
  • Tagegeld für jeden Tag Ihrer Geschäftsreise;

Lesen Sie, ob Sie einem Mitarbeiter ein Tagegeld für die Reisetage zahlen müssen, wenn die Fahrkarte Mahlzeiten beinhaltet. „Ein Dienstreiseticket beinhaltet Verpflegung – soll der Mitarbeiter für die Tage, die er unterwegs ist, ein Tagesgeld erhalten?“ .

  • sonstige vom Management genehmigte Ausgaben.

Das Tagegeld ist unabhängig von Reise- und Unterkunftskosten. Unter diesem gesonderten Ausgabenposten versteht man die Mittel, die für die Arbeitsleistung und den Aufenthalt während einer Geschäftsreise (für Verpflegung) benötigt werden.

Die Taggelder sind gesetzlich nicht begrenzt und jede gewerbliche Organisation hat das Recht, ihre Höhe durch internes Gesetz festzulegen. Gleichzeitig ist zu beachten, dass es eine Grenze gibt, ab der die persönliche Einkommensteuer berechnet und vom Arbeitnehmer einbehalten werden muss, sowie die Versicherungsprämien berechnet werden müssen. Im Zeitraum 2018–2019 beträgt diese Grenze 700 Rubel. pro Tag für Geschäftsreisen in Russland und 2.500 Rubel. - für Geschäftsreisen ins Ausland.

Für alle Tage einer Dienstreise, einschließlich Wochenenden und arbeitsfreier Feiertage, sowie für Reisetage und Zwangsstopps werden Tagegelder gezahlt (Artikel 11 der Verordnung über die Besonderheiten der Entsendung von Arbeitnehmern auf Dienstreisen, genehmigt durch Regierungsbeschluss). der Russischen Föderation vom 13. Oktober 2008 Nr. 749). Für die Inanspruchnahme von Taggeldern ist der Arbeitnehmer nicht meldepflichtig.

Zu den sonstigen Ausgaben können Ausgaben für Mobilfunk, Internet sowie die Bezahlung von für die Arbeit notwendigen Waren und Dienstleistungen gehören.

Der Mitarbeiter erhält einen Vorschuss an der Kasse der Organisation oder durch bargeldlose Überweisung auf eine Karte und meldet den erhaltenen Geldbetrag vor Ablauf von 3 Tagen nach Rückkehr an seinen festen Arbeitsplatz bei der Buchhaltung.

WICHTIG! Für die Abrechnung der Reisekosten im Zeitraum 2018-2019 ist die Ausstellung einer Reisebescheinigung und eines offiziellen Auftrages nicht erforderlich (Beschluss der Regierung der Russischen Föderation vom 29. Dezember 2014 Nr. 1595). Die Genehmigung des Berichts über die ausgegebenen Gelder muss auf der Grundlage der vom Mitarbeiter vorgelegten Unterlagen und in Übereinstimmung mit den von der Organisation erlassenen Dienstreisevorschriften erfolgen.

Allerdings greifen viele Unternehmen weiterhin auf die bisherigen Regelungen zur Reisekostenabrechnung zurück, um das Risiko strittiger Situationen mit dem Finanzamt zu minimieren. Da beispielsweise ein Mitarbeiter sein eigenes Fahrzeug nutzt und es nicht möglich ist, das Abreise- und Ankunftsdatum anhand von Reisedokumenten zu bestätigen, ist der Dienstbescheid nach Ansicht des Finanzministeriums kein Dokument, das die Dauer bestätigt Aufenthalt auf einer Geschäftsreise (Schreiben des Finanzministeriums vom 20.04.2015 Nr. 03-03-06 /22368). Daher können Prüfer Fragen zur Höhe des Tagegeldes haben. Und wenn eine Reisebescheinigung mit Ankunfts-/Abreisevermerken ausgestellt wird, können Streitigkeiten vermieden werden.

Abrechnung von Ausgaben für Auslandsdienstreisen

Eine Geschäftsreise ins Ausland wird genauso abgewickelt wie in Russland, weist jedoch einige Besonderheiten auf:

  • Hinzu kommen zusätzliche Kosten für die Beantragung eines Visums, eines ausländischen Reisepasses, Konsulargebühren und andere Gebühren, die für Reisen ins Ausland erforderlich sind (Artikel 264 Absatz 12 der Abgabenordnung).
  • Die Tagesgeldgrenze, frei von Einkommensteuer und Beiträgen bei Reisen in ein anderes Land, beträgt 2.500 Rubel.
  • Bei Reisen ins Ausland richtet sich der Zeitpunkt der Berechnung des Tagegeldes nach den Reisedokumenten, bei deren Abwesenheit nach den Reisedokumenten oder den Belegen des Empfängers (Ziffer 7 der Dienstreiseordnung Nr. 749).
  • In einer Fremdsprache erstellte Primärdokumente müssen ins Russische übersetzt werden (Artikel 9 der Rechnungslegungsvorschriften, genehmigt durch Beschluss des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 29. Juli 1998 Nr. 34n).

Wenn ein Mitarbeiter selbst Währungen gekauft hat, muss er bei der Erstellung eines Berichts Kaufbescheinigungen beifügen. Liegt eine solche Bescheinigung nicht vor, werden die Kosten zum Wechselkurs der Zentralbank zum Zeitpunkt des Erhalts des rechenschaftspflichtigen Geldes neu berechnet (Ziffern 5, 6, 7 der PBU 3/2006).

Nachdem der Bericht genehmigt wurde:

  • der in Fremdwährung zurückgegebene Restbetrag des Vorschusses wird der Kasse gutgeschrieben und zum offiziellen Wechselkurs am Tag des Geldeingangs in Rubel umgerechnet;
  • In Fremdwährung getätigte Mehrausgaben werden dem Arbeitnehmer in Rubel ausgezahlt und zum Wechselkurs am Tag der Genehmigung des Vorabberichts umgerechnet.

Bei Taggeldern in Fremdwährung muss der Teil davon, der der Einkommensteuer unterliegt, am letzten Tag des Monats, in dem der Vorabbericht genehmigt wurde, in Rubel umgerechnet werden (Schreiben des Finanzministeriums vom 1. November). , 2016 Nr. 03-04-06/64006).

WICHTIG! Wenn das örtliche Regulierungsgesetz des Unternehmens die Höhe des Tagegeldes in Fremdwährung festlegt und den Arbeitnehmer in Rubel bezahlt, ist eine Neuberechnung nicht erforderlich (Schreiben des Finanzministeriums vom 22.04.2016 Nr. 03-04-06/23252). ).

Reisekosten im vereinfachten Steuersystem „Einnahmen minus Ausgaben“

Bei der Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Geschäftsreise nutzt die Organisation das vereinfachte Steuersystem zur Berechnung der Reisekosten auf die gleiche Weise wie nach der OSNO. Nachdem dem Arbeitnehmer alle gesetzlich vorgeschriebenen Reisekosten erstattet wurden, hat das Unternehmen das Recht, seine Einnahmen aus steuerlichen Gründen zu kürzen, sofern eine dokumentarische Bestätigung und eine wirtschaftliche Rechtfertigung der entstandenen Kosten vorliegen (Absatz 13, Satz 1, Artikel 346.16 der Steuer). Kodex der Russischen Föderation).

Eine Besonderheit ist das Datum, ab dem Reisekosten in die Spesen einbezogen werden. Da die Abrechnung der Aufwendungen im vereinfachten Steuersystem auf Kassenbasis erfolgt, gilt als Zeitpunkt der Aufwandserfassung der Tag der Genehmigung der Vorabmeldung. Wenn der Arbeitnehmer jedoch eigene Mittel ausgegeben hat und das Unternehmen ihm diese erstattet, müssen die erstatteten Zahlungen zum Zeitpunkt der Geldausgabe aus der Registrierkasse in das Einnahmen- und Ausgabenbuch aufgenommen werden (Artikel 346.17 Absatz 2 der Steuer). Kodex der Russischen Föderation).

Noch eine Nuance. Nach Angaben des Finanzministeriums kann ein Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter vereinfacht die Kosten für eigene Reisen nicht berücksichtigen. Das Ministerium begründet diese Position wie folgt: Eine Dienstreise ist eine Reise eines Arbeitnehmers auf Anweisung des Arbeitgebers. Ein einzelner Unternehmer hat jedoch keinen Arbeitgeber, ebenso wenig wie er sein eigener Arbeitnehmer sein kann (Schreiben des Finanzministeriums vom 26.02.2018 Nr. 03-11-11/11722, vom 05.07.2013 Nr. 03 -11-11/166). Die Gerichte sind mit solchen Schlussfolgerungen in der Regel nicht einverstanden (Beschluss des Föderalen Antimonopoldienstes des Fernen Ostens Russlands vom 22. August 2011 Nr. F03-3248/2011).

Lesen Sie mehr über die Anerkennung von Aufwendungen im vereinfachten Steuersystem im Material „Akzeptable Ausgaben im vereinfachten Steuersystem in den Jahren 2018 – 2019“ .

Berücksichtigung von Reisekosten in der Buchhaltung

Als Grundlage für die buchhalterische Abbildung dieser Aufwendungen dient ein genehmigter Vorabbericht – im Formular AO-1 oder einem eigenständig entwickelten Formular – mit beigefügten Unterlagen, die die im Interesse des Unternehmens entstandenen Aufwendungen belegen.

Der Buchhalter führt bei der Prüfung der Vorabmeldung eine Anpassungsberechnung des Tagegeldes (sofern die Dienstreise kürzer oder länger als geplant war) auf Basis der Reisetickets durch, aus denen er das Abreise- und Rückreisedatum entnimmt. Als Abreisetag gilt der aktuelle Tag, wenn die Abfahrtszeit auf den Tickets vor 24:00 Uhr (einschließlich) liegt und der nächste Tag ab 00:00 Uhr.

ERINNERUNG! Wenn die Reise mit dem Privattransport durchgeführt wurde, wird das Tagegeld anhand des Frachtbriefs und der Rechnungen für die Unterkunft berechnet, anhand derer der Buchhalter das Ankunfts- und Abreisedatum verfolgen kann, um den Tag einer Geschäftsreise zu berechnen.

Liegen keine Reisedokumente sowie Belege über den Aufenthalt am Ort der Dienstreise vor, legt der Arbeitnehmer eine amtliche Bescheinigung über die tatsächliche Aufenthaltsdauer auf der Dienstreise vor, die durch die Aufzeichnung des Empfängers bestätigt wird. Der Verantwortliche der Organisation, zu der der Arbeitnehmer entsandt wurde, muss das An- und Abreisedatum vermerken (Ziffer 7 der Dienstreiseordnung vom 13.10.2008 Nr. 749).

Wenn ein Mitarbeiter Dienst- oder Privattransporte in Anspruch genommen hat und eine Entschädigung für dessen Nutzung und Benzin benötigt, muss er ein Memo, einen Frachtbrief mit der Berechnung der zurückgelegten Kilometer sowie Rechnungen und Quittungen für den Kraftstoffkauf einreichen. Die Möglichkeit der Erstattung dieser Kosten sollte in den Rechnungslegungsgrundsätzen vorgesehen werden.

Auch die Mietunterlagen zur Bestätigung der Zahlung müssen überprüft werden: Schecks, Quittungen, Mietvertrag, Quittung des Haus- oder Wohnungseigentümers. Bei der Überprüfung wird der tatsächlich gezahlte und bestätigte Betrag berücksichtigt und genehmigt.

Buchhaltungseinträge für Reisekosten

Überlegen wir, welche Einträge in den Jahren 2018-2019 für die Abrechnung von Reisekosten im Kontenplan vorgesehen sind.

Am Tag der Gewährung eines Vorschusses an einen Mitarbeiter für eine Dienstreise erfolgt folgender Eintrag:

Dt 71 Kt 50, 51 - Reisekosten wurden bezahlt.

Nach Genehmigung der Spesenabrechnung erfolgt die Eintragung entsprechend der Aufteilung der ausgegebenen Beträge nach Verwendungszweck:

Dt 20, 23...44 Kt 71 - Tagegeld, Fahrkarten (ohne MwSt.), Hotelrechnung (ohne MwSt.);

Dt 19 Kt 71 – Mehrwertsteuer für Reisen und Unterkunft wird berücksichtigt;

Dt 68 Kt 19 – zum Abzug der Mehrwertsteuer für Transport und Unterkunft akzeptiert;

Dt 20, 44, 91-2, 08, 10... Kt 71 - sonstige Ausgaben werden berücksichtigt;

Dt 50 Kt 71 – den Restbetrag des Vorschusses an die Kasse der Organisation zurückgeben;

Dt 71 Kt 50 - Entschädigung für Überschreitungen.

Am Ende des Monats ist folgende Buchung möglich:

Dt 70 Kt 68 – Von den Taggeldern, die den Grenzwert überschreiten, wird die Einkommensteuer einbehalten.

Welche Transaktionen und in welchen Fällen bei der Gewährung eines Vorschusses für Dienstreisen zu tätigen sind, lesen Sie im Artikel „Ausgestellt als Reisekostenabrechnung – Buchung“ .

Ergebnisse

Die Ausgaben der Organisation – für Reisen, Unterkunft, Tagegelder und andere vom Management genehmigte Ausgaben – hat das Unternehmen das Recht, den Ausgaben zuzurechnen und die Steuerbemessungsgrundlage zu reduzieren. Der Buchhalter sollte bei der Prüfung des Berichts verantwortungsvoll vorgehen, damit bei den Kontrollbehörden keine Zweifel oder Fragen aufkommen.

Reisekosten sind Auslagen, die einer verantwortlichen Person auf Kosten des Unternehmens entstehen. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie solche Ausgaben in der Buchhaltung und Steuerbuchhaltung verbucht werden.

Die Pflicht des Arbeitgebers besteht in der Erstattung der Auslagen für Dienstreisen. Dies ist in Artikel 168 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation und den Vorschriften über die Besonderheiten der Entsendung von Arbeitnehmern auf Geschäftsreisen festgelegt, die durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 13. Oktober 2008 N 749 genehmigt wurden.

Eine Dienstreise ist eine Reise eines Arbeitnehmers im Auftrag des Arbeitgebers für einen bestimmten Zeitraum zur Erfüllung eines dienstlichen Auftrages außerhalb des ständigen Arbeitsortes.

Bevor ein Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise geschickt wird, erhält er einen Bargeldvorschuss.

Grundlage für die Berechnung und Auszahlung eines Vorschusses an einen Mitarbeiter sind zwei interne Dokumente:

  • eine Anweisung oder Anweisung eines Vorgesetzten, einen Mitarbeiter des Unternehmens auf eine Geschäftsreise zu schicken, in der der vollständige Name des Mitarbeiters, die Dauer und der Zweck der Reise (zur Ausführung eines Arbeitsauftrags) angegeben sind;
  • eine schriftliche Entscheidung des Vorgesetzten über die Geschäftsreise eines Mitarbeiters mit dienstlichem oder privatem Transportmittel (sofern akzeptiert).

Der Vorschuss wird anhand folgender Kosten berechnet:

  • die Kosten für Fahrkarten für die An- und Abreise zur Geschäftsreise;
  • Bezahlung der Hotelübernachtung;
  • Tagegeld für jeden Tag Ihrer Geschäftsreise;
  • sonstige Ausgaben, wie von der Geschäftsleitung genehmigt.

Der Tagessatz ist eine eigenständige Ausgabenart; er hängt nicht von den Reise- und Unterkunftskosten ab.

Für die Höhe des Taggeldes gibt es keine gesetzlichen Beschränkungen. Gewerbliche Organisationen haben das Recht, ihre Größe durch ihr internes Gesetz festzulegen.

Es gibt jedoch eine Grenze, ab der die persönliche Einkommensteuer berechnet und vom Arbeitnehmer einbehalten werden muss. Im Jahr 2017 beträgt die Grenze 700 Rubel pro Tag für Geschäftsreisen in Russland und 2.500 Rubel für Geschäftsreisen ins Ausland.

Bei der Zahlung von Versicherungsprämien gelten seit 2017 die gleichen Grenzen (Artikel 422 Absatz 2 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

Für alle Tage einer Dienstreise, einschließlich Wochenenden und arbeitsfreier Feiertage, sowie Reisetage und Zwangsstopps sind Tagegelder zu zahlen (§ 11 der Verordnung über die Besonderheiten der Entsendung von Arbeitnehmern auf Dienstreisen, genehmigt durch Beschluss des Regierung der Russischen Föderation vom 13. Oktober 2008 Nr. 749). Sie müssen keine Dokumente vorlegen, die Ihr Tagegeld belegen.

Der Vorschuss wird in bar an der Kasse des Unternehmens oder per Überweisung auf eine Bankkarte ausgestellt. Innerhalb von 3 Tagen nach Rückkehr an seinen festen Arbeitsplatz muss der Arbeitnehmer den erhaltenen Geldbetrag bei der Buchhaltung melden.

Bitte beachten Sie, dass Sie im Jahr 2017 aufgrund des Dekrets der Regierung der Russischen Föderation vom 29. Dezember 2014 Nr. 1595 kein Reisezertifikat und keinen offiziellen Auftrag ausstellen müssen.

Für den Bericht legt der Mitarbeiter einen Vorabbericht im Formular AO-1 oder in einem vom Unternehmen eigenständig entwickelten Formular vor. Dem Bericht sind Belege über die entstandenen Auslagen (Fahrkarten, Hoteldokumente, Schecks etc.) beigefügt.

Wenn die An- und Abreise zur Geschäftsreise mit einem persönlichen oder dienstlichen Verkehrsmittel erfolgte, müssen Sie ein Memo, einen Frachtbrief, der zur Berechnung der zurückgelegten Kilometer verwendet wird, vorlegen und Rechnungen und Quittungen für den Kraftstoffkauf beifügen. Die Möglichkeit einer Erstattung dieser Kosten sollte sich in den Rechnungslegungsgrundsätzen der Organisation widerspiegeln.

Unternehmen, die das vereinfachte Steuersystem („Einnahmen minus Ausgaben“) anwenden, berechnen die Reisekosten auf die gleiche Weise wie im allgemeinen System und akzeptieren sie als Ausgaben.

Allerdings kann der Zeitpunkt, zu dem die Beträge für Geschäftsreisen in die Spesen einbezogen werden, variieren.

Aufwendungen für das vereinfachte Steuersystem werden im Zeitpunkt ihrer Zahlung erfasst. Wenn dem Arbeitnehmer ein Vorschuss gewährt wurde, werden diese Reisekosten ab dem Datum der Genehmigung des Vorschussberichts in den Ausgaben des vereinfachten Steuersystems berücksichtigt, vorbehaltlich der Vorlage belegender Primärdokumente.

1. So bezahlen Sie einem Mitarbeiter die Dienstreisetage und berechnen die Tagegelder.

2. In welcher Reihenfolge werden Reisekosten erstattet?

3. Wie Reisekosten steuerlich und buchhalterisch berücksichtigt werden.

Die Notwendigkeit, einen Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise zu schicken, kann aus verschiedenen Gründen entstehen: Teilnahme an Verhandlungen, Abschluss einer Vereinbarung mit einer Gegenpartei, Kauf von Immobilien usw. Welche Mitarbeiterreisen als Dienstreisen anerkannt werden und wie diese dokumentiert werden, erfahren Sie im vorherigen Artikel. Allerdings ist die korrekte Erfassung einer Geschäftsreise nur die halbe Miete: Für einen Buchhalter ist vor allem die Komponente „Spesen“ einer Geschäftsreise von Interesse. Tatsache ist, dass jede Dienstreise zwangsläufig mit zusätzlichen Kosten verbunden ist, zu denen beispielsweise Reise- und Übernachtungskosten des Arbeitnehmers am Ort der Dienstreise gehören. Darüber hinaus hat der Arbeitnehmer während einer Dienstreise Anspruch auf eine gesondert berechnete Vergütung. Dieser Artikel konzentriert sich auf Zahlungen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen, deren buchhalterische Abbildung und Besteuerung.

Ein auf Dienstreise entsandter Arbeitnehmer hat Anspruch auf folgende Zahlungen:

  • Bezahlung der auf einer Geschäftsreise verbrachten Tage;
  • Tagegeld;
  • Erstattung von Auslagen, die während einer Geschäftsreise entstehen (Reise, Unterkunft etc.).

Ein Beispiel für die Berechnung der Zahlung für eine Geschäftsreise

Alpha LLC schickte seinen Mitarbeiter Ivanov A.V. vom 8. bis 14. Februar 2015 auf eine Geschäftsreise, wobei der 8. Februar (der Tag der Abreise einer Geschäftsreise) und der 14. Februar (der Tag der Rückkehr von einer Geschäftsreise) auf Sonntag und Samstag fielen , jeweils. Alpha LLC hat eine 5-Tage-Woche. Während des Abrechnungszeitraums (vom 1. Februar 2014 bis 31. Januar 2015) hat Ivanov A.V. war vom 4. bis 17. August 2014 im Urlaub, sowie vom 8. bis 12. Dezember 2014 krankgeschrieben, die restlichen Monate des Abrechnungszeitraums waren voll gearbeitet. Ivanov A.V. Das Gehalt wurde auf 30.000 Rubel festgesetzt, im Abrechnungszeitraum gab es keine Nachzahlungen.

  • Das Gehalt für nicht vollständig geleistete Monate betrug:
    • Für August 2014: 15.714,29 RUB. (RUB 30.000 / 21 Tage x 11 Tage)
    • Für Dezember 2014: 23.478,26 RUB. (RUB 30.000 / 23 Tage x 18 Tage)
  • Die Höhe der Zahlungen, die zur Berechnung des Durchschnittsverdienstes für den Abrechnungszeitraum berücksichtigt wurden, betrug:
    • 339.192,55 RUB (30.000 RUB x 10 Monate + 15.714,29 RUB + 23.478,26 RUB)
  • Anzahl der im Abrechnungszeitraum geleisteten Arbeitstage:
    • 230 Tage (245 – 10 – 5)
  • Durchschnittlicher Verdienst pro Arbeitstage einer Geschäftsreise:
    • 7.373,75 RUB (RUB 339.192,55 / 230 Tage x 5 Tage)
  • Vergütung für arbeitsfreie Tage, die auf Dienstreisen fallen (doppelt ohne Gewährung von Freizeit):
    • 6.315,79 RUB (RUB 30.000 / 19 Tage x 2 x 2 Tage)
  • Gesamtvergütung für Dienstreisetage:
    • 15.164,29 RUB (7.37,75 RUB + 6.315,79 RUB)

Von der Höhe des Entgelts für Tage, die der Arbeitnehmer auf einer Dienstreise verbracht hat, Die Einkommensteuer wird einbehalten, außerdem werden Versicherungsprämien erhoben auf die gleiche Weise wie beim Lohn.

Tagegeld

Bei der Entsendung eines Arbeitnehmers auf eine Geschäftsreise ist der Arbeitgeber verpflichtet, ihm die mit dem Leben außerhalb seines ständigen Wohnsitzes verbundenen Mehrkosten zu erstatten – Tagegeld (Artikel 168 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Für jeden Kalendertag der Dienstreise, einschließlich Wochenenden und arbeitsfreier Feiertage, sowie für unterwegs verbrachte Tage werden Tagegelder gezahlt (Ziffer 11 der Verordnung über die Besonderheiten der Entsendung von Arbeitnehmern auf Dienstreisen). Wie die tatsächliche Dauer einer Geschäftsreise ermittelt wird und welche Dokumente dies bestätigen, erfahren Sie im Artikel.

Die konkrete Höhe (Satz) des Tagegeldes, das den entsandten Arbeitnehmern gezahlt wird, legt jeder Arbeitgeber in den einschlägigen örtlichen Vorschriften (z. B. in der Dienstreiseordnung) selbstständig fest. Es empfiehlt sich, die Höhe des Tagegeldes für Dienstreisen innerhalb der Russischen Föderation und für Dienstreisen ins Ausland gesondert anzugeben. Gleichzeitig für Bei Auslandsdienstreisen werden Tagegelder gezahlt:

  • für den Tag der Abreise aus der Russischen Föderation - gemäß den Normen für Geschäftsreisen ins Ausland;
  • pro Tag der Einreise in die Russische Föderation – gemäß den Normen für Geschäftsreisen innerhalb der Russischen Föderation.

Das Datum der Ausreise aus der Russischen Föderation und der Einreise wird durch Grenzübertrittsmarkierungen im internationalen Reisepass oder in Reisedokumenten (für GUS-Staaten) bestätigt.

! Beachten Sie: Beim Entsenden eines Mitarbeiters an eintägige Geschäftsreise(wenn der Abreisetag einer Dienstreise und der Rückreisetag zusammenfallen) Tagegeld:

  • werden nicht bezahlt, wenn die Dienstreise innerhalb der Russischen Föderation durchgeführt wird (Artikel 11 der Verordnung über die Besonderheiten der Entsendung von Arbeitnehmern auf Dienstreisen);
  • werden in Höhe von 50 % der Norm für Dienstreisen ins Ausland gezahlt, wenn die Dienstreise außerhalb der Russischen Föderation durchgeführt wird (Ziffer 20 der Verordnung über die Besonderheiten der Entsendung von Arbeitnehmern auf Dienstreisen).

Die Einkommensteuer wird nicht einbehalten von Tagegeldern bis zu 700 Rubel. für jeden Tag einer Geschäftsreise in der Russischen Föderation und 2500 Rubel. für jeden Tag einer Geschäftsreise ins Ausland (Artikel 217 Absatz 3 der Abgabenordnung der Russischen Föderation). Versicherungsprämien werden nicht erhoben für den gesamten Betrag des Tagegeldes innerhalb der durch das örtliche Regulierungsgesetz der Organisation festgelegten Grenzen (Artikel 9 Teil 2 des Gesetzes Nr. 212-FZ).

Erstattung von Auslagen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen

Gemäß Art. 168 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation ist der Arbeitgeber verpflichtet, einem auf eine Geschäftsreise entsandten Arbeitnehmer die folgenden Kosten zu erstatten:

  • auf dem Weg;
  • zur Vermietung von Wohnräumen;
  • sonstige Ausgaben, die dem Arbeitnehmer mit Genehmigung oder Wissen des Arbeitgebers entstehen.

Wie bei den Tagegeldern muss das Verfahren zur Erstattung der Auslagen eines Arbeitnehmers auf einer Dienstreise in den örtlichen Vorschriften verankert werden. So kann beispielsweise in einem örtlichen Gesetz zur Regelung von Dienstreisen festgelegt werden, dass die Reisekosten zum Ort der Dienstreise und zurück in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden, jedoch nicht mehr als die Kosten für die Fahrt mit der Beförderung eines einer bestimmten Klasse oder Kategorie (z. B. in einer Economy-Class-Kabine bei Nutzung eines Flugzeugs). So geraten Mitarbeiter nicht in Versuchung, auf Kosten der Organisation viel Geld für eine Geschäftsreise auszugeben, und der Arbeitgeber schützt sich vor ungerechtfertigten Ausgaben.

Zur Begründung der entstandenen Kosten reicht der Arbeitnehmer nach der Rückkehr von einer Geschäftsreise einen Antrag ein Vorabbericht mit Belegen. Solche Dokumente können zum Beispiel sein:

  • für Reisekosten: Fahrkarten, Ausdruck eines elektronischen Tickets oder einer Bordkarte (bei Kauf eines elektronischen Tickets); Kassenbelege (sofern Taxidienste in Anspruch genommen wurden); Dokumente, die bestätigen (wenn die Reise im Rahmen einer Geschäftsreise mit dem persönlichen Transportmittel des Arbeitnehmers durchgeführt wurde) usw.;
  • für Aufwendungen für die Anmietung von Wohnräumen: Kassenbeleg und Hotelrechnung; Mietvertrag für Wohnung (Zimmer); eine Vereinbarung mit einer Immobilienagentur (sofern die Wohnungssuche über diese durchgeführt wurde), eine Quittung für eine Kassenquittung oder eine Kassenquittung über die Bezahlung der Dienstleistungen einer Immobilienagentur usw.
  • für sonstige Ausgaben: Belege zur Bestätigung der Bezahlung von Kommunikationsdiensten, Listen von Telefongesprächen mit Angabe von Datum und Uhrzeit (für Ausgaben für Kommunikationsdienste); Gepäckbeleg (für Gepäckaufbewahrungskosten) usw.

Im Arbeitsgesetzbuch ist die Liste der Kosten, die der Arbeitgeber einem entsandten Arbeitnehmer erstattet, offen, d . Darüber hinaus kann der Arbeitgeber ein Verfahren zur Erstattung von Auslagen vorsehen, die im Rahmen einer Dienstreise entstanden sind, für die keine Belege vorliegen. Allerdings sind nicht alle Reisekosten, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zahlt, von der Einkommensteuer und den Versicherungsbeiträgen befreit.

Unterliegt nicht der Einkommensteuer und den Versicherungsprämien die folgenden Ausgaben für Geschäftsreisen (Artikel 217 Absatz 3 der Abgabenordnung der Russischen Föderation, Artikel 20.2 Absatz 2 des Bundesgesetzes Nr. 125-FZ, Artikel 9 Absatz 2 des Bundesgesetzes Nr. 212-FZ):

  • für die An- und Abreise zu Ihrem Zielort,
  • Flughafenservicegebühren, Provisionsgebühren,
  • Kosten für die Fahrt zum Flughafen oder Bahnhof am Abgangs- oder Zielort oder für Transfers,
  • für den Gepäcktransport,
  • Lebensunterhalt,
  • Aufwendungen für Kommunikationsdienstleistungen,
  • Gebühren für die Ausstellung (Empfang) und Registrierung eines ausländischen Dienstpasses,
  • Gebühren für die Erteilung (Erhalt) von Visa,
  • Kosten für den Umtausch von Bargeld oder einem Bankscheck in Bargeld in Fremdwährung.

Wie Sie sehen, ist diese Liste geschlossen. Wenn also ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer Ausgaben erstattet, die nicht in der Liste aufgeführt sind, beispielsweise für das Parken eines Autos auf einer Geschäftsreise, muss von der Höhe dieser Ausgaben die persönliche Einkommensteuer einbehalten und es werden Beiträge erhoben (Brief des Finanzministeriums Russlands vom 25. April 2013 Nr. 03-04-06/14428, Schreiben des Ministeriums für Gesundheit und soziale Entwicklung Russlands vom 26. Mai 2010 Nr. 1343-19).

Zahlungen an Mitarbeiter zur Erstattung dieser Dienstreisekosten sind nur dann von der Einkommensteuer und den Versicherungsprämien befreit, wenn sie dokumentiert werden. Wenn keine Belege vorliegen, dann unterliegen Reisekosten in voller Höhe der Einkommensteuer und den Beiträgen. Aufwendungen für die Anmietung von Wohnräumen unterliegen bei fehlenden Nachweisen in vollem Umfang den Versicherungsbeiträgen und der Einkommensteuer – in dem Teil, der übersteigt:

  • 700 Rubel. pro Tag für Geschäftsreisen innerhalb der Russischen Föderation;
  • 2500 Rubel. pro Tag für Geschäftsreisen ins Ausland.

! Beachten Sie: In manchen Fällen werden Reise- und Übernachtungskosten eines Mitarbeiters auf Dienstreise bei näherer Betrachtung nicht als solche anerkannt und dementsprechend unterliegen der Einkommensteuer und den Versicherungsbeiträgen:

  • Ausgaben für Verpflegung, deren Kosten in der Hotelrechnung gesondert ausgewiesen werden (Ziffer 1 des Schreibens des Finanzministeriums vom 14. Oktober 2009 Nr. 03-04-06-01/263);
  • Reisekosten, wenn die Daten der Tickets und die Daten der Dienstreise nicht übereinstimmen (z. B. wenn der Arbeitnehmer am Ort der Dienstreise Urlaub gemacht hat) (Ziffer 2 des Schreibens des Finanzministeriums vom 3. September 2012). Nr. 03-03-06/1/456).

Steuerliche Abrechnung von Zahlungen für Dienstreisen und Reisekosten

Damit Aufwendungen für dienstliche Dienstreisen von Arbeitnehmern bei der Bemessungsgrundlage der Einkommensteuer und des vereinfachten Steuersystems mit dem Gegenstand „Einnahmen – Aufwendungen“ berücksichtigt werden können, werden solche Aufwendungen berücksichtigt müssen dokumentiert und wirtschaftlich begründet sein(Artikel 252 Absatz 1 der Abgabenordnung der Russischen Föderation). Zu den Reisekostennachweisen gehören: Personaldokumente zur Dokumentation der Dienstreise, Unterlagen zur Erfassung von Arbeitszeiten und Löhnen, Abrechnungsbescheinigungen (zur Berechnung der Tagegelder), Belege über die Ausgaben des Arbeitnehmers während einer Dienstreise. Ein Aufwand gilt als wirtschaftlich gerechtfertigt, wenn die Dienstreise im Rahmen einer auf die Erzielung von Einkünften gerichteten Tätigkeit durchgeführt wird, was durch die im Auftrag festgelegten Zwecke der Dienstreise bestätigt wird.

Bei der Berechnung der Einkommensteuer sowie im vereinfachten Steuersystem („Einnahmen – Ausgaben“) werden die Aufwendungen des Steuerpflichtigen im Zusammenhang mit Dienstreisen von Arbeitnehmern in der folgenden Reihenfolge berücksichtigt:

  • Die Arbeitskosten (Absatz 6, Absatz 1, Artikel 346.16, Artikel 255 der Abgabenordnung der Russischen Föderation) umfassen die Zahlung auf der Grundlage des durchschnittlichen Verdienstes während der Geschäftsreise sowie die Zahlung für freie Tage während der Geschäftsreise;
  • Zu den sonstigen Kosten im Zusammenhang mit Produktion und Verkauf (Artikel 13, Absatz 1, Artikel 346.16 der Abgabenordnung der Russischen Föderation, Absatz 12, Absatz 1, Artikel 264 der Abgabenordnung der Russischen Föderation) gehören die folgenden Reisekosten:
    • Tagegeld (in voller Höhe gemäß den örtlichen Vorschriften);
    • Fahrt des Arbeitnehmers zum Ort der Dienstreise und zurück zum Ort seiner ständigen Arbeitsstätte;
    • Miete von Wohnräumen, einschließlich Kosten für zusätzliche Dienstleistungen in Hotels (ausgenommen Kosten für den Service in Bars und Restaurants, Kosten für Zimmerservice, Kosten für die Nutzung von Freizeit- und Gesundheitseinrichtungen);
    • Registrierung und Ausstellung von Visa, Pässen, Gutscheinen, Einladungen und anderen ähnlichen Dokumenten;
    • Konsulargebühren, Flugplatzgebühren, Gebühren für die Einreise, Durchfahrt, Durchfahrt von Kraftfahrzeugen und anderen Transportmitteln, für die Nutzung von Seekanälen, anderen ähnlichen Bauwerken und andere ähnliche Zahlungen und Gebühren.

Die angegebenen Dienstreisekosten werden für die Berechnung der Einkommensteuer zum Zeitpunkt der Genehmigung der Vorabmeldung des Arbeitnehmers und im vereinfachten Steuersystem berücksichtigt:

  • am Tag der Genehmigung des Vorabberichts – wenn die Kosten aus dem dem Arbeitnehmer ausgezahlten Vorschuss bezahlt werden;
  • am Tag der Zahlung der Entschädigung an den Arbeitnehmer – wenn die Auslagen vom Arbeitnehmer auf eigene Kosten bezahlt wurden und ihm nach Genehmigung des Vorabberichts erstattet werden.

Abrechnung von Reisen und Reisekosten

Kontobelastung

Kontoguthaben
26 (08, 20, 25, 23, 44) – abhängig vom Zweck der Geschäftsreise und der Art der Aktivitäten der Organisation Reisekosten wurden zum Zeitpunkt der Genehmigung des Vorabberichts zur Abrechnung übernommen (ohne Umsatzsteuer im OSN, mit Umsatzsteuer im vereinfachten Steuersystem)
71 „Abrechnungen mit verantwortlichen Personen“ 50 (51) Für die Reisekosten wurde dem Arbeitnehmer ein Vorschuss gezahlt (Mehraufwand für die Vorabmeldung wurde erstattet).
26 (08, 20, 25, 23, 44) Der Arbeitnehmer wird für die auf einer Dienstreise verbrachten Tage vergütet
70 „Abrechnungen mit Personal über Löhne“ 50 (51) Dem Mitarbeiter gezahltes Gehalt

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Normative Basis

  1. Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation
  2. Abgabenordnung der Russischen Föderation
  3. Regelungen zu den Besonderheiten der Entsendung von Arbeitnehmern auf Geschäftsreisen (genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 13. Oktober 2008 Nr. 749)
  4. Regelungen zu den Einzelheiten des Verfahrens zur Berechnung des Durchschnittslohns (genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 24. Dezember 2007 Nr. 922)
  5. Bundesgesetz vom 24. Juli 2009 Nr. 212-FZ „Über Versicherungsbeiträge an die Pensionskasse der Russischen Föderation, die Sozialversicherungskasse der Russischen Föderation, die Föderale obligatorische Krankenversicherungskasse“
  6. Bundesgesetz vom 24. Juli 1998 Nr. 125-FZ „Über die obligatorische Sozialversicherung gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten“
  7. Schreiben des Ministeriums für Gesundheit und soziale Entwicklung Russlands vom 26. Mai 2010 Nr. 1343-19
  8. Briefe des russischen Finanzministeriums:
  • vom 25.04.2013 Nr. 03-04-06/14428
  • vom 14. Oktober 2009 Nr. 03-04-06-01/263
  • vom 03.09.2012 Nr. 03-03-06/1/456

Erfahren Sie im Abschnitt, wie Sie die offiziellen Texte dieser Dokumente lesen können

Die Abrechnung der Reisekosten im Zeitraum 2018-2019 weist ihre eigenen Besonderheiten auf. Überlegen wir, welche Dokumente ein Buchhalter verwenden sollte, um die Kosten für Geschäftsreisen korrekt zu berechnen und zu berücksichtigen.

Abrechnung von Reisekosten: Berechnung und Registrierung

Viele Unternehmen und Einzelunternehmer stehen im Rahmen ihrer Tätigkeit vor der Notwendigkeit, Mitarbeiter zur Erledigung bestimmter Aufgaben auf Reisen von ihrem festen Arbeitsplatz zu schicken. Eine solche Reise wird als Geschäftsreise bezeichnet (Artikel 161 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Gleichzeitig ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem entsandten Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz und sein Durchschnittseinkommen zu sichern sowie die ihm entstandenen Kosten zu ersetzen, deren Liste gesetzlich festgelegt ist.

Um Reisekosten korrekt und angemessen abrechnen zu können, muss der Buchhalter über ordnungsgemäß ausgeführte Dokumente verfügen, die die Tatsache des Geschäftsvorfalls bestätigen.

Die Abrechnung der Reisekosten kann in zwei Hauptphasen unterteilt werden:

  • vorläufige Berechnung und Auszahlung der Anzahlung an den Geschäftsreisenden;
  • Genehmigung des Vorabberichts des Arbeitnehmers über die ausgegebenen Beträge.

Um einem Mitarbeiter einen Vorschuss für Geschäftsreisekosten zu zahlen, muss der Buchhalter diesen anhand von 2 internen Dokumenten berechnen:

  • eine Anordnung oder Anweisung des Vorgesetzten, einen Mitarbeiter des Unternehmens auf eine Geschäftsreise zu schicken, in der der vollständige Name des Mitarbeiters, die Dauer und der Zweck der Reise (zur Ausführung eines Arbeitsauftrags) angegeben sind;
  • eine schriftliche Entscheidung des Vorgesetzten über die Reise eines Mitarbeiters auf einer Geschäftsreise mit dienstlichem oder persönlichem Transport (sofern akzeptiert).

Auf der Grundlage der Angaben in diesen beiden lokalen Dokumenten sowie der vom Unternehmen entwickelten und verabschiedeten Geschäftsreisevorschriften berechnet der Buchhalter einen Barvorschuss, der Folgendes umfasst:

  • die Kosten für Fahrkarten für die An- und Abreise zur Geschäftsreise;
  • Bezahlung der Hotelübernachtung;
  • Tagegeld für jeden Tag Ihrer Geschäftsreise;

Lesen Sie, ob Sie einem Mitarbeiter ein Tagegeld für die Reisetage zahlen müssen, wenn die Fahrkarte Mahlzeiten beinhaltet. „Ein Dienstreiseticket beinhaltet Verpflegung – soll der Mitarbeiter für die Tage, die er unterwegs ist, ein Tagesgeld erhalten?“ .

  • sonstige vom Management genehmigte Ausgaben.

Das Tagegeld ist unabhängig von Reise- und Unterkunftskosten. Unter diesem gesonderten Ausgabenposten versteht man die Mittel, die für die Arbeitsleistung und den Aufenthalt während einer Geschäftsreise (für Verpflegung) benötigt werden.

Die Taggelder sind gesetzlich nicht begrenzt und jede gewerbliche Organisation hat das Recht, ihre Höhe durch internes Gesetz festzulegen. Gleichzeitig ist zu beachten, dass es eine Grenze gibt, ab der die persönliche Einkommensteuer berechnet und vom Arbeitnehmer einbehalten werden muss, sowie die Versicherungsprämien berechnet werden müssen. Im Zeitraum 2018–2019 beträgt diese Grenze 700 Rubel. pro Tag für Geschäftsreisen in Russland und 2.500 Rubel. - für Geschäftsreisen ins Ausland.

Für alle Tage einer Dienstreise, einschließlich Wochenenden und arbeitsfreier Feiertage, sowie für Reisetage und Zwangsstopps werden Tagegelder gezahlt (Artikel 11 der Verordnung über die Besonderheiten der Entsendung von Arbeitnehmern auf Dienstreisen, genehmigt durch Regierungsbeschluss). der Russischen Föderation vom 13. Oktober 2008 Nr. 749). Für die Inanspruchnahme von Taggeldern ist der Arbeitnehmer nicht meldepflichtig.

Zu den sonstigen Ausgaben können Ausgaben für Mobilfunk, Internet sowie die Bezahlung von für die Arbeit notwendigen Waren und Dienstleistungen gehören.

Der Mitarbeiter erhält einen Vorschuss an der Kasse der Organisation oder durch bargeldlose Überweisung auf eine Karte und meldet den erhaltenen Geldbetrag vor Ablauf von 3 Tagen nach Rückkehr an seinen festen Arbeitsplatz bei der Buchhaltung.

WICHTIG! Für die Abrechnung der Reisekosten im Zeitraum 2018-2019 ist die Ausstellung einer Reisebescheinigung und eines offiziellen Auftrages nicht erforderlich (Beschluss der Regierung der Russischen Föderation vom 29. Dezember 2014 Nr. 1595). Die Genehmigung des Berichts über die ausgegebenen Gelder muss auf der Grundlage der vom Mitarbeiter vorgelegten Unterlagen und in Übereinstimmung mit den von der Organisation erlassenen Dienstreisevorschriften erfolgen.

Allerdings greifen viele Unternehmen weiterhin auf die bisherigen Regelungen zur Reisekostenabrechnung zurück, um das Risiko strittiger Situationen mit dem Finanzamt zu minimieren. Da beispielsweise ein Mitarbeiter sein eigenes Fahrzeug nutzt und es nicht möglich ist, das Abreise- und Ankunftsdatum anhand von Reisedokumenten zu bestätigen, ist der Dienstbescheid nach Ansicht des Finanzministeriums kein Dokument, das die Dauer bestätigt Aufenthalt auf einer Geschäftsreise (Schreiben des Finanzministeriums vom 20.04.2015 Nr. 03-03-06 /22368). Daher können Prüfer Fragen zur Höhe des Tagegeldes haben. Und wenn eine Reisebescheinigung mit Ankunfts-/Abreisevermerken ausgestellt wird, können Streitigkeiten vermieden werden.

Abrechnung von Ausgaben für Auslandsdienstreisen

Eine Geschäftsreise ins Ausland wird genauso abgewickelt wie in Russland, weist jedoch einige Besonderheiten auf:

  • Hinzu kommen zusätzliche Kosten für die Beantragung eines Visums, eines ausländischen Reisepasses, Konsulargebühren und andere Gebühren, die für Reisen ins Ausland erforderlich sind (Artikel 264 Absatz 12 der Abgabenordnung).
  • Die Tagesgeldgrenze, frei von Einkommensteuer und Beiträgen bei Reisen in ein anderes Land, beträgt 2.500 Rubel.
  • Bei Reisen ins Ausland richtet sich der Zeitpunkt der Berechnung des Tagegeldes nach den Reisedokumenten, bei deren Abwesenheit nach den Reisedokumenten oder den Belegen des Empfängers (Ziffer 7 der Dienstreiseordnung Nr. 749).
  • In einer Fremdsprache erstellte Primärdokumente müssen ins Russische übersetzt werden (Artikel 9 der Rechnungslegungsvorschriften, genehmigt durch Beschluss des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 29. Juli 1998 Nr. 34n).

Wenn ein Mitarbeiter selbst Währungen gekauft hat, muss er bei der Erstellung eines Berichts Kaufbescheinigungen beifügen. Liegt eine solche Bescheinigung nicht vor, werden die Kosten zum Wechselkurs der Zentralbank zum Zeitpunkt des Erhalts des rechenschaftspflichtigen Geldes neu berechnet (Ziffern 5, 6, 7 der PBU 3/2006).

Nachdem der Bericht genehmigt wurde:

  • der in Fremdwährung zurückgegebene Restbetrag des Vorschusses wird der Kasse gutgeschrieben und zum offiziellen Wechselkurs am Tag des Geldeingangs in Rubel umgerechnet;
  • In Fremdwährung getätigte Mehrausgaben werden dem Arbeitnehmer in Rubel ausgezahlt und zum Wechselkurs am Tag der Genehmigung des Vorabberichts umgerechnet.

Bei Taggeldern in Fremdwährung muss der Teil davon, der der Einkommensteuer unterliegt, am letzten Tag des Monats, in dem der Vorabbericht genehmigt wurde, in Rubel umgerechnet werden (Schreiben des Finanzministeriums vom 1. November). , 2016 Nr. 03-04-06/64006).

WICHTIG! Wenn das örtliche Regulierungsgesetz des Unternehmens die Höhe des Tagegeldes in Fremdwährung festlegt und den Arbeitnehmer in Rubel bezahlt, ist eine Neuberechnung nicht erforderlich (Schreiben des Finanzministeriums vom 22.04.2016 Nr. 03-04-06/23252). ).

Reisekosten im vereinfachten Steuersystem „Einnahmen minus Ausgaben“

Bei der Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Geschäftsreise nutzt die Organisation das vereinfachte Steuersystem zur Berechnung der Reisekosten auf die gleiche Weise wie nach der OSNO. Nachdem dem Arbeitnehmer alle gesetzlich vorgeschriebenen Reisekosten erstattet wurden, hat das Unternehmen das Recht, seine Einnahmen aus steuerlichen Gründen zu kürzen, sofern eine dokumentarische Bestätigung und eine wirtschaftliche Rechtfertigung der entstandenen Kosten vorliegen (Absatz 13, Satz 1, Artikel 346.16 der Steuer). Kodex der Russischen Föderation).

Eine Besonderheit ist das Datum, ab dem Reisekosten in die Spesen einbezogen werden. Da die Abrechnung der Aufwendungen im vereinfachten Steuersystem auf Kassenbasis erfolgt, gilt als Zeitpunkt der Aufwandserfassung der Tag der Genehmigung der Vorabmeldung. Wenn der Arbeitnehmer jedoch eigene Mittel ausgegeben hat und das Unternehmen ihm diese erstattet, müssen die erstatteten Zahlungen zum Zeitpunkt der Geldausgabe aus der Registrierkasse in das Einnahmen- und Ausgabenbuch aufgenommen werden (Artikel 346.17 Absatz 2 der Steuer). Kodex der Russischen Föderation).

Noch eine Nuance. Nach Angaben des Finanzministeriums kann ein Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter vereinfacht die Kosten für eigene Reisen nicht berücksichtigen. Das Ministerium begründet diese Position wie folgt: Eine Dienstreise ist eine Reise eines Arbeitnehmers auf Anweisung des Arbeitgebers. Ein einzelner Unternehmer hat jedoch keinen Arbeitgeber, ebenso wenig wie er sein eigener Arbeitnehmer sein kann (Schreiben des Finanzministeriums vom 26.02.2018 Nr. 03-11-11/11722, vom 05.07.2013 Nr. 03 -11-11/166). Die Gerichte sind mit solchen Schlussfolgerungen in der Regel nicht einverstanden (Beschluss des Föderalen Antimonopoldienstes des Fernen Ostens Russlands vom 22. August 2011 Nr. F03-3248/2011).

Lesen Sie mehr über die Anerkennung von Aufwendungen im vereinfachten Steuersystem im Material „Akzeptable Ausgaben im vereinfachten Steuersystem in den Jahren 2018 – 2019“ .

Berücksichtigung von Reisekosten in der Buchhaltung

Als Grundlage für die buchhalterische Abbildung dieser Aufwendungen dient ein genehmigter Vorabbericht – im Formular AO-1 oder einem eigenständig entwickelten Formular – mit beigefügten Unterlagen, die die im Interesse des Unternehmens entstandenen Aufwendungen belegen.

Der Buchhalter führt bei der Prüfung der Vorabmeldung eine Anpassungsberechnung des Tagegeldes (sofern die Dienstreise kürzer oder länger als geplant war) auf Basis der Reisetickets durch, aus denen er das Abreise- und Rückreisedatum entnimmt. Als Abreisetag gilt der aktuelle Tag, wenn die Abfahrtszeit auf den Tickets vor 24:00 Uhr (einschließlich) liegt und der nächste Tag ab 00:00 Uhr.

ERINNERUNG! Wenn die Reise mit dem Privattransport durchgeführt wurde, wird das Tagegeld anhand des Frachtbriefs und der Rechnungen für die Unterkunft berechnet, anhand derer der Buchhalter das Ankunfts- und Abreisedatum verfolgen kann, um den Tag einer Geschäftsreise zu berechnen.

Liegen keine Reisedokumente sowie Belege über den Aufenthalt am Ort der Dienstreise vor, legt der Arbeitnehmer eine amtliche Bescheinigung über die tatsächliche Aufenthaltsdauer auf der Dienstreise vor, die durch die Aufzeichnung des Empfängers bestätigt wird. Der Verantwortliche der Organisation, zu der der Arbeitnehmer entsandt wurde, muss das An- und Abreisedatum vermerken (Ziffer 7 der Dienstreiseordnung vom 13.10.2008 Nr. 749).

Wenn ein Mitarbeiter Dienst- oder Privattransporte in Anspruch genommen hat und eine Entschädigung für dessen Nutzung und Benzin benötigt, muss er ein Memo, einen Frachtbrief mit der Berechnung der zurückgelegten Kilometer sowie Rechnungen und Quittungen für den Kraftstoffkauf einreichen. Die Möglichkeit der Erstattung dieser Kosten sollte in den Rechnungslegungsgrundsätzen vorgesehen werden.

Auch die Mietunterlagen zur Bestätigung der Zahlung müssen überprüft werden: Schecks, Quittungen, Mietvertrag, Quittung des Haus- oder Wohnungseigentümers. Bei der Überprüfung wird der tatsächlich gezahlte und bestätigte Betrag berücksichtigt und genehmigt.

Buchhaltungseinträge für Reisekosten

Überlegen wir, welche Einträge in den Jahren 2018-2019 für die Abrechnung von Reisekosten im Kontenplan vorgesehen sind.

Am Tag der Gewährung eines Vorschusses an einen Mitarbeiter für eine Dienstreise erfolgt folgender Eintrag:

Dt 71 Kt 50, 51 - Reisekosten wurden bezahlt.

Nach Genehmigung der Spesenabrechnung erfolgt die Eintragung entsprechend der Aufteilung der ausgegebenen Beträge nach Verwendungszweck:

Dt 20, 23...44 Kt 71 - Tagegeld, Fahrkarten (ohne MwSt.), Hotelrechnung (ohne MwSt.);

Dt 19 Kt 71 – Mehrwertsteuer für Reisen und Unterkunft wird berücksichtigt;

Dt 68 Kt 19 – zum Abzug der Mehrwertsteuer für Transport und Unterkunft akzeptiert;

Dt 20, 44, 91-2, 08, 10... Kt 71 - sonstige Ausgaben werden berücksichtigt;

Dt 50 Kt 71 – den Restbetrag des Vorschusses an die Kasse der Organisation zurückgeben;

Dt 71 Kt 50 - Entschädigung für Überschreitungen.

Am Ende des Monats ist folgende Buchung möglich:

Dt 70 Kt 68 – Von den Taggeldern, die den Grenzwert überschreiten, wird die Einkommensteuer einbehalten.

Welche Transaktionen und in welchen Fällen bei der Gewährung eines Vorschusses für Dienstreisen zu tätigen sind, lesen Sie im Artikel „Ausgestellt als Reisekostenabrechnung – Buchung“ .

Ergebnisse

Die Ausgaben der Organisation – für Reisen, Unterkunft, Tagegelder und andere vom Management genehmigte Ausgaben – hat das Unternehmen das Recht, den Ausgaben zuzurechnen und die Steuerbemessungsgrundlage zu reduzieren. Der Buchhalter sollte bei der Prüfung des Berichts verantwortungsvoll vorgehen, damit bei den Kontrollbehörden keine Zweifel oder Fragen aufkommen.


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